Chuẩn bị là phần quan trọng nhất để tạo nên một bài thuyết trình hiệu quả. Đó là nền tảng vô cùng quan trọng và bạn nên dành nhiều thời gian cho nó nhất có thể, tránh những tình huống bất ngờ. Chuẩn bị tốt sẽ đảm bảo rằng bạn đã suy nghĩ cẩn thận về những thông điệp mà bạn muốn truyền đạt trong bài thuyết trình của mình và nó cũng sẽ giúp bạn tự tin hơn.
1. Thuyết trình là gì?
Thuyết trình là một hình thức giao tiếp trong đó người nói chuyển tải thông tin đến người nghe. Trong một tổ chức, các bài thuyết trình được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau như nói chuyện với một nhóm, phát biểu trong cuộc họp, trình diễn hoặc giới thiệu sản phẩm mới hoặc tóm tắt thông tin cho một nhóm. Nó liên quan đến việc trình bày một chủ đề hoặc vấn đề cụ thể hoặc những ý tưởng/suy nghĩ mới cho một nhóm người.
Nó được coi là hình thức giao tiếp hiệu quả nhất vì hai lý do chính:
- Sử dụng các tín hiệu phi ngôn ngữ.
- Tạo điều kiện phản hồi ngay lập tức.
2. Làm thế nào để chuẩn bị cho một bài thuyết trình hiệu quả
2.1. Mục tiêu của bài thuyết trình
Bất cứ khi nào bạn được yêu cầu thuyết trình hoặc phát biểu trước một nhóm người, bạn cần bắt đầu bằng cách hỏi mục đích của bài thuyết trình.
Nói cách khác, bài thuyết trình dự kiến đạt được điều gì và những kết quả nào mà ban tổ chức và khán giả mong đợi?
Những kết quả này sẽ định hình bài thuyết trình của bạn, bởi vì nó phải được thiết kế để đạt được mục tiêu và mang lại kết quả mong muốn.
Ví dụ, bạn có thể được yêu cầu nói chuyện với các bạn học sinh lớp 12. Và mục đích của buổi nói chuyện là để tổ chức buổi sinh hoạt cuối cấp; các bạn học sinh đã bày tỏ mong muốn tìm hiểu thêm về cách ôn thi, làm hồ sơ đại học… Do đó, bạn biết rằng bài nói chuyện của mình cần khá nhẹ nhàng nhưng đầy kiến thức và quan trọng là khán giả của bạn có thể giải đáp được thắc mắc của họ.
2.2 Xem xét các yếu tố liên quan để có bài thuyết trình hiệu quả
a/ Bạn sẽ có bao nhiêu thời gian để trình bày?
Điều này cho biết bạn phải chuẩn bị bao nhiêu và mức độ chi tiết của bài thuyết trình. Số lượng slide cần thiết cho bài 5 phút trên lớp có thể khác đáng kể so với số lượng cần thiết cho bài thuyết trình dự án 30 phút.
b/ Ai và bao nhiêu người sẽ là khán giả?
Điều này ảnh hưởng đến hình thức của bài thuyết trình và bối cảnh của nó, cũng như trang phục mà bạn có thể phải mặc.
Một bài thuyết trình luận án hoặc luận văn cho một ủy ban của khoa, hoặc một bài thuyết trình dự án cho khách hàng tại một công ty, có thể có ít khán giả và yêu cầu sự trang trọng trong cách trình bày và trang phục của bạn..
Bối cảnh có thể liên quan đến việc đánh giá bài thuyết trình của bạn để đạt điểm khóa học hoặc đạt được một dự án cho công ty của bạn.
Biết đối tượng cũng rất quan trọng để hỗ trợ những người có khả năng khác nhau.
c/ Bạn sẽ trình chiếu ở đâu?
Điều này ảnh hưởng đến thiết kế tài liệu thuyết trình, cách trình bày của bạn (cho dù bạn có cần micrô hay không) và khả năng tương tác với khán giả.
Một phòng họp nhỏ có thể yêu cầu phát triển các loại tài liệu thuyết trình khác nhau.
Phòng họp nhỏ hoặc lớp học có thể cho phép bạn tương tác dễ dàng với khán giả, trong khi khán phòng lớn nơi bạn trình bày từ sân khấu có thể không cho phép bạn linh hoạt như vậy.
d/ Loại công nghệ nào sẽ có sẵn để cung cấp bài thuyết trình?
Điều này tác động đến việc lựa chọn công nghệ để phù hợp với những gì sẽ có tại địa điểm thuyết trình.
Các công nghệ phân phối có thể bao gồm phần mềm thuyết trình và máy chiếu dữ liệu, máy ảnh tài liệu, bảng lật, micrô, trình duyệt web, v.v.
Nếu bạn thiết kế bản trình bày của mình bằng công cụ trình bày trực tuyến và dự định phân phối bản trình bày bằng công cụ tương tự, thì điều quan trọng là phải đảm bảo rằng công cụ trình bày trực tuyến sẽ có sẵn tại địa điểm giao hàng hoặc bạn có thể tự mang theo.
e/ Bạn sẽ trình bày bài thuyết trình một mình hay là một phần của hội đồng hoặc nhóm?
Điều này ảnh hưởng đến những gì bạn chuẩn bị và cách bạn sẽ phải cung cấp nó.
Nếu bạn phải tự trình bày bài thuyết trình, bạn sẽ có sự linh hoạt đáng kể về cách bạn có thể thiết kế và trình bày bài thuyết trình của mình.
Nếu bạn phải thuyết trình với tư cách là một phần của hội thảo hoặc một nhóm, thì bạn có thể phải phối hợp với những người thuyết trình khác, để điều chỉnh phần của bạn một cách thích hợp với phần của họ và không sao chép tài liệu.
f/ Bạn có phải chuẩn bị tài liệu phát cho bài thuyết trình của mình để phân phát cho khán giả không?
Điều này ảnh hưởng đến việc thiết kế tài liệu thuyết trình của bạn và chi phí tạo bản sao của bài thuyết trình.
Một số tài liệu thuyết trình có thể xuất hiện tốt trên màn hình lớn nhưng không xuất hiện trên giấy.
Việc phân phối các bản sao của bài thuyết trình của bạn sẽ yêu cầu bạn phải biết trước số lượng bản sao cần tạo và bất kỳ bản nào để tạo ở phông chữ lớn cho những người khiếm thị.
g/ Bạn có những lựa chọn thay thế nào nếu có những thay đổi bất ngờ vào phút cuối đối với bất kỳ mục nào trước đó?
Điều này giúp bạn phát triển các giải pháp Kế hoạch B trong trường hợp có những thay đổi bất ngờ.
Lập kế hoạch các giải pháp thay thế đơn giản để xử lý việc không có sẵn các công nghệ phân phối cụ thể tại địa điểm thuyết trình hoặc thay đổi thời lượng thuyết trình có thể giảm căng thẳng và giúp bạn thuyết trình hiệu quả.
Lưu tài liệu thuyết trình ở các định dạng và phương tiện khác nhau sẽ giúp thích ứng với mọi thay đổi bất ngờ vào phút cuối.
2.3. Lập dàn ý để chuẩn bị bài thuyết trình hiệu quả
Khi đã biết yêu cầu và mục đích của bài thuyết trình, bước tiếp theo là lập dàn ý. Lập dàn bài sẽ cho bạn lộ trình hoặc định hướng để phát triển bài thuyết trình theo mục đích yêu cầu.
Trước khi lập dàn bài, hãy tự hỏi bạn muốn khán giả biết điều gì trong thời gian bạn trình bày. Đề cương nên bao gồm các tiêu đề hoặc chủ đề chính của bài thuyết trình của bạn.
Dàn ý nên có mở đầu, thân bài và kết thúc để người nghe có thể theo dõi ý tưởng của bạn một cách logic từ đầu đến cuối. Sau đó, bạn có thể xây dựng từng chủ đề chính hoặc hướng vào các điểm thích hợp.
- Phần mở đầu: Nó nhằm mục đích làm cho người nghe sẵn sàng tiếp nhận thông điệp và thu hút sự quan tâm của họ. Để làm được điều đó, người nói có thể thuật lại một câu chuyện hoặc một mẩu chuyện cười hài hước, một sự thật thú vị, một câu hỏi, nêu một vấn đề… Họ cũng có thể sử dụng một số thống kê đáng ngạc nhiên.
- Thân bài: Là nội dung chính của bài thuyết trình. Nó đòi hỏi phải sắp xếp các sự kiện theo một trật tự hợp lý. Đây là phần mà người nói giải thích chủ đề và thông tin liên quan. Nó phải được sắp xếp một cách nghiêm túc, vì khán giả phải có khả năng nắm bắt những gì diễn giả trình bày.
- Kết luận: Cần phải ngắn gọn và chính xác. Nó nên tổng hợp hoặc phác thảo những điểm chính mà bạn đã trình bày. Nó cũng có thể chứa những gì khán giả nên thu được từ bài thuyết trình.
Loại dàn ý và danh sách các đề mục hoặc chủ đề có thể phụ thuộc vào bản chất của môn học và mục đích của bài thuyết trình.
Tùy thuộc vào thời lượng được phân bổ của bài thuyết trình, bạn có thể lập kế hoạch dành bao nhiêu thời gian cho từng chủ đề và phát triển tài liệu thuyết trình cho phù hợp.
Dàn ý sẽ phụ thuộc vào nội dung bài thuyết trình của bạn và dàn bài không nhất thiết phải chỉ ra cách trình bày bài thuyết trình.
Người ta có thể lập dàn ý hoặc khung cho bài thuyết trình nhưng sắp xếp nội dung không theo trình tự để truyền đạt. Điều này đặc biệt thích hợp khi dàn ý ở dạng một khung hình ảnh trong đó mỗi phần có thể được trình bày không theo trình tự.
Về cách viết bài thuyết trình sao cho thu hút, hấp dẫn, tôi đã chia sẻ riêng một bài viết: Cách viết bài thuyết trình: Hướng dẫn chi tiết, đầy đủ nhất
2.4. Thực hành trước bài thuyết trình
Khi bạn đã hoàn thành bài thuyết trình của mình, bạn sẽ cần thực hành nó, nhưng mặc dù bạn có thể nghĩ rằng đó là cách tốt nhất để có một bài thuyết trình hiệu quả, đừng ghi nhớ những gì bạn sẽ nói.
Bạn sẽ nghĩ đó là lời khuyên tồi tệ, nhưng đây là lý do tại sao:
Nếu bạn ghi nhớ bài phát biểu của mình, bạn sẽ mắc kẹt trong suy nghĩ rằng bạn chỉ có thể truyền đạt ý tưởng của mình theo cách đó và nó sẽ kìm hãm sự sáng tạo của bạn cũng như cơ hội cho những suy nghĩ, cách thức mới để trình bày những điều nảy sinh khi bạn nói.
Không chỉ vậy, mỗi khán giả đều khác nhau. Đôi khi họ cười to, đôi khi họ ngồi và mỉm cười,. Bạn không bao giờ biết mình sẽ có loại khán giả nào cho đến khi bạn phát trực tiếp.
Nếu bạn đang bắt đầu một bài thuyết trình đã thuộc lòng, thì sẽ khó hơn nhiều để thoát khỏi nó để đi theo dòng chảy trong ngày và phản hồi một cách tự nhiên với khán giả của bạn.
- Nếu bạn quên bài phát biểu giữa chừng, bạn sẽ bị ném đá và bạn sẽ có nhiều khả năng bị đóng băng hoàn toàn não bộ, điều này thực sự sẽ đánh gục sự tự tin của bạn.
- Ghi nhớ bài thuyết trình mang lại cho bạn cảm giác an toàn sai lầm, điều này có thể khiến bạn trở nên phấn khích và khô khan nếu có điều gì đó không ổn. Ví dụ: nếu bạn chỉ có bài phát biểu thuộc lòng, bạn sẽ làm gì nếu PowerPoint của bạn bị treo hoặc đạo cụ của bạn bị hỏng và bạn không thể làm những gì bạn phải làm?
Diễn tập trước đồng nghiệp, bạn bè, trước gương, trong thực tế ảo và hãy đọc thêm sách để có sự chuẩn bị tốt nhất. Hãy chắc chắn rằng bạn dành nhiều thời gian để thực hành bài thuyết trình của mình, nó sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn nhiều nếu bạn hiểu rõ về tài liệu của mình.
3. Tổng kết nội dung
Trên đây là các khía cạnh mà bạn cần xem xét khi chuẩn bị một bài thuyết trình. Chúng bao gồm mục đích của bài thuyết trình, chủ đề, các yếu tố liên quan như: khán giả, địa điểm, thời gian trong ngày và thời lượng của bài nói chuyện. Tất cả những điều này sẽ ảnh hưởng đến những gì bạn nói, cách bạn nói, cũng như các phương tiện trực quan mà bạn sử dụng để trình bày quan điểm của mình.
Và cuối cùng… được yêu cầu thuyết trình là một vinh dự, không phải là gánh nặng.
Bạn đang đại diện cho tổ chức của mình hoặc cho chính bạn, nếu bạn tự kinh doanh. Điều quan trọng là bạn phải dành thời gian và nỗ lực để đảm bảo rằng bạn cung cấp tất cả những kiến thức mà khán giả của bạn cần.
Hãy tin vào chính bạn và thành công sẽ đến.
Để có kiến thức và kĩ năng toàn diện về giao tiếp, thuyết trình, bạn có thể đọc những chia sẻ của tôi ở Blog này. Ngoài ra, nếu bạn đang gặp những khó khăn về cách thuyết trình, trình bày không lưu loát, luôn bị run, căng thẳng, mất kiểm soát, hoặc không nhớ được hết những gì mình đã chuẩn bị khi đứng trước đám đông, TÔI SẼ GIÚP BẠN, ĐỒNG HÀNH CÙNG BẠN.
Tôi có những khóa học MIỄN PHÍ hàng ngàn người tham gia rất hữu ích, bạn có thể tham gia ngay: Lớp học Online miễn phí
Bạn chỉ cần để lại bình luận ở phía dưới bài viết này hoặc liên hệ với tôi. Rất mong được đi cùng bạn.
