Đã bao giờ bạn tham dự một buổi thuyết trình có sử dụng phần mềm trình chiếu PowerPoint, nhưng ở trên màn hình chiếu toàn chữ, dày đặc chữ không? Người thuyết trình chỉ đọc lại những gì có trên bài trình chiếu đã hết thời gian. Và bạn biết rồi đấy, buổi thuyết trình trở nên chán ngắt, buồn ngủ vô cùng. Để bài nói trở nên khoa học, hiệu quả và thu hút, ngoài những yếu tố cơ bản thì cách thiết kế slide thuyết trình đóng vai trò quan trọng.
Sai lầm khi thiết kế slide
Vấn đề thiết kế slide nhiều chữ, hiệu ứng nhức mắt thực sự không phải là của một vài người, mà đây là “vấn nạn” chung ở rất nhiều người khi thuyết trình. Những tưởng sử dụng thêm công cụ hỗ trợ sẽ tốt hơn. Nhưng không, nếu làm không tốt, lạm dụng nó – sẽ biến bài trình bày thuyết trình của bạn thành thảm họa.
Tôi nhớ mãi những năm tháng ở trường Đại học, giảng viên giảng bài và sử dụng trình chiếu rất nhiều. Nhiều giảng viên biến slide trở thành bài giảng, giáo án, viết tràn lan chữ, đổi từ đọc – chép sang chiếu – chép. Nhiều sinh viên còn in slide ra để thay tài liệu học tập.
Đó là những ấn tượng của tôi về trường học. Sau này, tham gia nhiều buổi thuyết trình khác, tình trạng đó lại lặp lại và chính tôi cũng từng mắc sai lầm như vậy. Do đó tôi đã trăn trở rất nhiều, tự mày mò, tìm hiểu và thay đổi cách thiết kế bài trình chiếu.
Kết quả thay đổi chóng mặt.
Thay vì tập trung vào slide, tôi chú tâm vào những gì tôi nói. Hãy để slide về đúng vị trí của nó – công cụ hỗ trợ.
Khi thiết kế các slide thuyết trình, bạn cần tìm sự cân bằng giữa việc thu hút sự quan tâm của khán giả và duy trì sự chú ý của họ. Đồng thời, không làm họ mất tập trung vào thông điệp chính của bạn.
Mục đích của các slide thuyết trình là để tăng cường học tập và hiểu biết, bằng cách bổ sung những gì bạn đang nói.
Sau đây là những lời khuyên tôi chắt lọc, đúc rút được qua những năm tháng làm thuyết trình trên các sân khấu lớn và đào tạo học viên.
1. Hãy đơn giản – cách thiết kế slide thuyết trình đầu tiên cần nhớ
Trong một bài thuyết trình mà khán giả tập trung vào đọc những gì bạn viết trên slide thì không còn tâm trí nào để nghe bạn nói. Thông điệp của bạn rơi vào khoảng không và liệu bài thuyết trình có còn ý nghĩa?
Để giữ cho bài nói trở nên đơn giản hãy làm những việc này khi thiết kế trang trình chiếu:
Hạn chế slide nhiều chữ, đặc biệt là nó chỉ lặp lại những gì bạn nói.
Cách tốt nhất là đưa ra một vài gạch đầu dòng với một vài từ khóa rất ngắn gọn và súc tích. Sử dụng từ khóa là cách bạn thâu tóm được nội dung bài nói và khiến khán giả ghi nhớ.
Nhiều chuyên gia thuyết trình không sử dụng văn bản trên trang trình chiếu. Họ chỉ sử dụng một ít hình ảnh. Hình ảnh có sức mạnh gấp nhiều lần chữ viết, nó truyền tải thông điệp qua nhiều giác quan, khơi gợi cảm xúc và trí tưởng tượng của khán giả. Do vậy, lựa chọn hình ảnh đắt giá, phù hợp là việc bạn cần cân nhắc ưu tiên khi thiết kế slide thuyết trình.
Tôi đã gặp nhiều bạn tham lam, cố nhét thêm một thông tin nào đó hoặc thêm một vài câu nữa vì sợ khán giả không nắm hết nội dung cần truyền tải. Đây là một sai lầm cố hữu. Đừng tham lam, đừng để cho slide trở nên quá tải, lộn xộn, rối rắm.
Lý tưởng hơn là bạn nên tạo ra những khoảng trống, khoảng trắng. Điều này khiến người nghe dễ quan sát và biết điều gì là trọng tâm.
Ngoài ra, bạn nên sử dụng tất cả những phông chữ, thiết kế hiệu ứng đơn giản, nhất quán, càng đơn thuần càng tốt.
2. Hãy nhất quán
Nếu như nội dung bài thuyết trình bạn cần nhất quán, thống nhất về quan điểm, tư duy thì ở phần thiết kế slide cần nhất quán về bảng phối màu, phông chữ, bố cục để tạo một giao diện có sự liên kết.
Ngày trước, khi tham gia thuyết trình ở trường Đại học, tôi thường thích thiết kế slide mỗi cái mỗi kiểu, nhiều màu khác nhau. Tôi cho rằng đó là cách khiến cho bài trình chiếu trở nên bắt mắt, sinh động.
Nhưng đó là cách nghĩ sai lầm.
Việc này khiến cho khán giả tập trung vào hình thức của slide – điều mà tôi không muốn khán giả chú ý tới.
Khi và chỉ khi bạn thiết kế các slide nhất quán với nhau mới tạo nên một cái nhìn chuyên nghiệp và sự gắn kết cho bài thuyết trình. Nó giúp người nghe tập trung vào nội dung bài nói, những điểm bạn cần nhấn mạnh. Từ đó dễ dàng tiếp thu thông điệp, nắm bắt nội dung.
Một điều tuyệt vời mà khi bạn tạo được tính nhất quán trong cách thiết kế slide thuyết trình đó là giúp thiết lập thương hiệu của bạn.
Nên sử dụng cùng một màu sắc, phông chữ và bố cục trong tất cả các bản trình bày. Điều này có thể giúp xây dựng rõ ràng thương hiệu và làm cho các bản trình bày của bạn đáng nhớ hơn. Chính nhờ vậy mà khiến khán giả ấn tượng đặc biệt. Khi nhìn vào kiểu slide đặc trưng, độc quyền của bạn họ sẽ nhớ đến bạn và gợi nhắc đến thông điệp mà bạn đã truyền tải.
3. Hình ảnh chất lượng cao, đắt giá là cách thiết kế slide thuyết trình chuyên nghiệp
Tôi và nhiều chuyên gia thuyết trình khác thường hạn chế văn bản trên các trang slide. Thay vào đó chúng tôi thường sử dụng hình ảnh để truyền tải thông điệp của mình.
Hình ảnh rõ ràng dễ tiếp thu và trực quan hơn nhiều so với văn bản. Một hình ảnh đắt giá có ý nghĩa hơn ngàn lời nói, câu từ. Nhưng đó là khi bạn chọn được hình ảnh có giá trị. Do vậy, khâu chọn hình ảnh cần hết sức cẩn thận, tỉ mỉ, chu đáo, gửi gắm vào đó nhiều thông điệp, khơi gợi ý tưởng và trí tưởng tượng cho bạn và cho cả khán giả.
Tôi lưu ý với bạn rằng chỉ nên sử dụng những hình ảnh chất lượng, có độ phân giải cao thì mới phát huy hết tác dụng, thể hiện hết dụng ý của bạn. Hình ảnh chất lượng kém chỉ làm cho slide của bạn thêm nặng nề và thừa thải hơn thôi.
Mặc dù hình ảnh là công cụ tuyệt vời để thuyết trình nhưng không có nghĩa bạn được làm dụng nó. Hãy tối ưu và đơn giản. Tất cả phải vừa vặn.
Nếu bạn có theo dõi các bài thuyết trình ở TED, sẽ thấy nhiều chuyên gia chỉ sử dụng 3 hình ảnh cho toàn bộ bài nói của mình, nhưng giá trị của buổi trình bày thành công hơn mong đợi.
4. Sử dụng biểu đồ, sơ đồ phù hợp
Đối với một số bài thuyết trình yêu cầu sử dụng biểu đồ, sơ đồ, bạn hãy xem xét và lựa chọn các loại cho phù hợp. Đây là cách làm rõ nhất, khái quát nhất các con số, thống kê….
Có các loại biểu đồ thông thường: biểu đồ tròn, cột, đường,….
Tuy nhiên, trong biểu đồ và sơ đồ, bạn không nên đưa quá nhiều thông tin. Bằng mọi cách, hãy cố gắng đơn giản hóa mọi vấn đề, sử dụng màu sắc tương phản để nổi bật các phần so sánh.
5. Hạn chế sử dụng hiệu ứng và hình động
Tất cả các hiệu ứng, đặc biệt hiệu ứng chuyển tiếp.
Tôi đã gặp những bài thuyết trình mà đọng lại trong đầu người xem là hiệu ứng, mắt hoa lên vì xem thuyết trình. Nhiều bạn thích những hiệu ứng “hoa lá cành”, thích “bay”, “xoay”, không chỉ xoay 1 vòng mà rất nhiều vòng….
Đó là những điều đại kị khi thiết kế slide thuyết trình, nó làm cho khán giả mỏi mắt, khó chịu, không thể tiếp thu những gì bạn muốn truyền đạt.
Hình động cũng vậy, không nên lạm dụng. Chúng ta cần cân nhắc khi sử dụng, lựa chọn thời điểm phù hợp.
6. Màu sắc và phông chữ
Sử dụng màu sắc làm nổi bật chủ đề, tăng khả năng đọc, gợi cảm xúc của khán giả. Cách làm thông thường là in đậm, sử dụng màu tương phản để làm nổi bật từ khóa.
Chú ý đến gam màu cho phù hợp với nội dung trình bày cũng là một cách bổ trợ hiệu quả cho bài nói.
Để có một slide khoa học, hợp lí, bạn cần lựa chọn 5 màu sắc nhất quán trong toàn bộ các slide. Tránh lạm dụng màu sắc khiến bản trình chiếu của bạn không khác gì “tắc kè hoa”.
Sử dụng phông chữ hết sức cẩn thận. Nên chọn phông chữ cố định, không bị lỗi, đảm bảo dễ đọc đối với cả những người ở cuối khán phòng.
Tôi ưu tiên chọn Arial, bởi nó tốt cho bản trình chiếu. Tránh sử dụng phông chữ Serif, chẳng hạn như Time New Roman. Vì chúng được thiết kế để sử dụng trong các tài liệu có nhiều văn bản. Chúng dễ đọc hơn ở kích thước nhỏ hơn và chúng không thể nhìn rõ khi chiếu.
Tránh sử dụng các phông chữ tùy chỉnh mà hầu như không có trên tất cả các máy tính, vì điều này có thể gây ra sự cố vào ngày thuyết trình của bạn.
7. Video và âm thanh – Yếu tố cần lưu ý trong thiết kế slide thuyết trình
Sử dụng video và âm thanh là cách tuyệt với để đánh thức các giác quan của khán giả. Từ đó thu hút sự chú ý và độ tập trung của họ. Đồng thời, thay đổi một chút để thêm cái nhìn mới về nội dung thuyết trình. Sử dụng video và âm thanh còn tăng sự tương tác và khơi gợi ý tưởng của người tham dự.
Tuy nhiên, muốn đạt được những hiệu quả cao như vậy, bạn cần có sự chuẩn bị và chọn lọc kĩ lưỡng. Chỉ sử dụng những video và âm thanh phục vụ cho chủ đề thuyết trình. Những video đó phải vừa đủ, tuyệt đối không sử dụng video dài. Bởi vì nó không còn là thuyết trình mà biến thành một buổi xem video.
Ngoài ra, để thực sự phát huy tốt hết dụng ý của bạn khi sử dụng video và âm thanh, hãy cho khán giả biết lí do và những đoạn nào cần lưu ý trước khi phát video.
8. Quy tắc trình chiếu 10 – 20 – 30
Guy Kawasaki – chuyên gia thuyết trình người Nhật nổi tiếng đã đưa ra quy tắc này. Đó là một gợi ý để bạn tham khảo. Đây cũng là cách tôi thường áp dụng cho các bài thuyết trình của mình.
Quy tắc trình chiếu 10 – 20 – 30 có nghĩa là:
10 – nên có tối đa 10 slide. 10 slide là đủ cho việc trình chiếu đến khán giả những điều cần thiết. Còn lại để bạn và người nghe tập trung vào lời nói.
20 – một bài thuyết trình không quá 20 phút. Đó là lí do vì sao các bài nói chuyện TED chỉ kéo dài từ 17 – 18 phút. Thời gian đủ dài để truyền tải thông điệp và đủ ngắn để khán giả có thể tập trung. Sau đó chúng ta còn dành thời gian cho các câu hỏi.
30 – Kích thước phông chữ tối thiểu là 30pt. Đây là kích thước phông chữ để khán giả ở cuối khán phòng cũng đọc được và nó góp phần hạn chế số chữ xuất hiện trong slide của bạn.
Chắc hẳn khi biết công thức này, bạn sẽ thay đổi rất nhiều về kĩ năng trình bày. Đồng thời biết thêm cách thiết kế slide thuyết trình khoa học và hiệu quả.
9. Lời kết về cách thiết kế slide thuyết trình
Trên đây là 8 lời khuyên của tôi dành cho bạn để thiết kế các slide ưng ý. Bạn nên nhớ rằng những gì tôi chia sẻ là những điều tôi đã trải qua, đã làm, tự tìm hiểu và rút ra những bài học đáng giá này.
Nó có thể đúng với tôi nhưng chưa chắc đã phù hợp hoàn toàn cho bạn. Trên đây là những tùy chọn phổ biến chứ không phải lí tưởng cho tất cả mọi trang trình chiếu. Hãy đọc và lựa chọn cho mình cách thiết kế slide thuyết trình hợp lí nhất với bạn. Chúc bạn có bản thiết kế khoa học và có buổi thuyết trình thành công.
Hãy để lại bình luận ở phía dưới nếu có bất kì câu hỏi nào.
