Cách đặt câu hỏi hiệu quả để có được thông tin và duy trì cuộc trò chuyện

Chắc hẳn bạn đã được trải nghiệm hoặc đã được xem những đoạn tin nhắn của các anh chàng “tán gái” nhạt nhất quả đất. Chẳng hạn “em ăn cơm chưa?”, “em ngủ chưa?”… Thực sự, những câu hỏi như vậy làm cho cuộc trò chuyện đi vào ngõ cụt. Cho nên, biết cách đặt câu hỏi rất quan trọng trong giao tiếp.

Đặt câu hỏi ngoài giúp bạn tìm hiểu thêm về những người khác. Nó còn hỗ trợ bạn hiểu được những ý tưởng khác nhau và thế giới xung quanh. Cho dù bạn là giáo viên, người quản lý tuyển dụng, đại diện dịch vụ khách hàng, trưởng nhóm hay cố vấn,…. Việc hiểu cách sử dụng các loại kỹ thuật đặt câu hỏi khác nhau có thể giúp bạn thăng tiến sự nghiệp và thăng hoa trong các mối quan hệ.

Mọi hoạt động giao tiếp đều cần có những câu hỏi để duy trì và phát triển nó. Và bài viết này là chính xác những cách đặt câu hỏi hiệu quả nhất giúp bạn có được thông tin từ đối tác. Đồng thời giúp bạn giao tiếp tốt hơn.

1. Thế nào là một câu hỏi hiệu quả/ hay/ tích cực?

Một câu hỏi hay, hiệu quả và tích cực là câu hỏi khuyến khích giao tiếp cởi mở và trung thực, thúc đẩy sự hiểu biết và kết nối, đồng thời giúp đạt được kết quả mong muốn.

Theo tôi, một câu hỏi hay là câu hỏi khuyến khích suy nghĩ sâu sắc hơn. Cung cấp cái nhìn sâu sắc, sự hiểu biết và giúp xây dựng mối liên hệ với người khác. Nghĩa là nó không có câu trả lời “đúng” hay “sai” cụ thể. Và cho phép người khác chia sẻ quan điểm và suy nghĩ của họ. Nó cũng phải rõ ràng và ngắn gọn, không quá phức tạp hoặc khó hiểu.

Một câu hỏi hiệu quả là câu hỏi gợi ra thông tin hoặc câu trả lời mà bạn cần để đạt được mục tiêu của mình. Nó là một câu hỏi được cân nhắc kỹ lưỡng, cụ thể và phù hợp với tình huống hoặc ngữ cảnh. Câu hỏi hiệu quả nên khuyến khích người khác chia sẻ thông tin có liên quan và hữu ích cho bạn. Và nên hỏi theo cách tôn trọng và ân cần.

Cuối cùng, câu hỏi tích cực là một câu hỏi được đặt ra theo cách khuyến khích phản ứng hoặc suy nghĩ tích cực. Ví dụ, thay vì hỏi “Có vấn đề gì vậy?” nghe có vẻ tiêu cực và chỉ trích. Bạn có thể hỏi “Chúng ta có thể làm gì để cải thiện tình hình?”. Cách đặt câu hỏi này thể hiện sự tập trung vào việc tìm kiếm một giải pháp và khuyến khích một triển vọng tích cực.

Hiểu được điều này chúng ta mới biết cách để đặt câu hỏi sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.

2. Các loại câu hỏi thường gặp và cách đặt câu hỏi hiệu quả

2.1. Câu hỏi đóng

Câu hỏi đóng là những câu hỏi được trả lời bằng một từ. Chẳng hạn: có, không, đúng, sai… Hoặc được trả lời bằng một thông tin cụ thể ngắn gọn. Ví dụ: “Bạn đã hoàn thành báo cáo đó chưa?” hoặc “Cuộc họp bắt đầu lúc mấy giờ?”

Nếu bạn muốn thu được một lượng thông tin lớn trong thời gian hữu hạn của số đông, câu hỏi đóng là một cách hay. Nó giúp bạn nhận được phản hồi nhanh chóng, xác nhận chi tiết, đồng thời tiết kiệm thời gian.

Bạn chỉ nên sử dụng câu hỏi đóng trong trường hợp để tìm kiếm thông tin cụ thể, xác minh sự hiểu biết hoặc khi cần phản hồi nhanh. Hơn nữa cần nhớ rằng, không nên hỏi quá nhiều câu hỏi đóng. Nó sẽ khiến cuộc giao tiếp của bạn mất tự nhiên bởi giống như bạn đang thẩm vấn đối tác vậy.

2.2. Cách đặt câu hỏi hiệu quả với câu hỏi mở

Câu hỏi mở là cách tuyệt vời để thu thập thông tin, khuyến khích trả lời sáng tạo. Đồng thời còn giúp duy trì giao tiếp cởi mở. Khi đặt câu hỏi mở, nó sẽ cho người khác cơ hội để xây dựng và đưa ra lời giải thích sâu sắc. Lợi ích của câu hỏi mở là chúng cho phép bạn tìm thấy nhiều thứ hơn bạn dự đoán. Mọi người có thể chia sẻ những động lực mà bạn không mong đợi và đề cập đến những quan điểm chưa biết trước đây.

Vậy khi nào chúng ta cần sử dụng câu hỏi mở?

Đó là khi tìm kiếm ý kiến hoặc cảm xúc. Bạn muốn biết rõ hơn về những suy nghĩ hoặc cảm xúc của người khác. Thay vì bạn hỏi “Bộ phim hôm nay có hay không?”, chuyển thành câu hỏi mở: “Bạn cảm thấy thế nào khi xem bộ phim này?”

Khi muốn khai thác ý tưởng, khả năng sáng tạo. Ví dụ: “Một số giải pháp tiềm năng cho vấn đề này là gì?” hoặc “Làm thế nào chúng ta có thể tiếp cận dự án này theo một cách khác?”

Đặc biệt, đặt câu hỏi mở được áp dụng khi xây dựng mối quan hệ. Chúng cho thấy rằng bạn quan tâm đến quan điểm của người khác và khuyến khích họ chia sẻ nhiều hơn về bản thân. Ví dụ: “Bạn có thể chia sẻ một vài kinh nghiệm của mình trước đó.” hoặc “Bạn thích làm gì trong thời gian rảnh?”

2.3. Câu hỏi làm rõ

Câu hỏi làm rõ hay làm rõ câu hỏi là cách bạn đưa ra những câu hỏi để đảm bảo rằng cả hai bên hiểu rõ thông điệp của nhau. Việc này để tránh hiểu lầm hoặc có những sai sót khi chưa hiểu hết nội dung giao tiếp.

Một số thời điểm nên đặt câu hỏi làm rõ:

Khi bạn không chắc chắn hoặc có sự mơ hồ, hãy đặt câu hỏi làm rõ. “Tôi chưa hiểu lắm ở mục 2, bạn có thể nói rõ hơn được không?”

Có thể đặt câu hỏi làm rõ khi muốn có thêm thông tin để hiểu đầy đủ và trọn vẹn thông điệp từ người khác. “Bạn có thể cho một ví dụ về luận điểm trên được không?”

Hoặc khi bạn tóm tắt nội dung của buổi thảo luận. Bạn nên nói lại ngắn gọn thông điệp của họ và hỏi xem hiểu như vậy đã đúng chưa. “Tôi có đúng không khi nói rằng dự án cuối cùng sẽ đến hạn vào thứ Sáu?”

2.4. Câu hỏi thăm dò

Nếu bạn muốn khơi gợi thêm thông tin và hiểu sâu hơn trong giao tiếp thì câu hỏi thăm dò là lựa chọn tuyệt vời nhất. Bởi vì loại câu hỏi này giúp khám giá những động lực, quan điểm, cảm xúc tiềm ẩn. Điều quan trọng khi sử dụng các câu hỏi thăm dò là nên lắng nghe, tôn trọng, đồng cảm…

Một số ví dụ về cách đặt câu hỏi thăm dò:

“Điều gì đã dẫn bạn đến quyết định đó?”

“Mối quan tâm của bạn về phương pháp này là gì?”

“Hiện tại bạn đang trải qua cảm xúc gì?”

“Một số cách tiếp cận khác mà chúng ta có thể xem xét là gì?

“Điều gì khiến bạn nghĩ như vậy?”

2.5. Câu hỏi tu từ

Câu hỏi tu từ cũng là một dạng câu hỏi nên sử dụng để thu hút khán giả và truyền tải thông điệp hiệu quả hơn. Đây là câu hỏi không cần người nghe phải trả lời. Do đó thường được các nhà thuyết trình, diễn giả, các chính trị gia sử dụng để tăng hiệu quả giao tiếp.

“Đây không phải là một thỏa thuận tuyệt vời sao?”

“Làm thế nào tôi có thể đã bỏ lỡ điều này trước đây?”

“Bạn có biết mình đã vui như thế nào khi gặp lại bạn ngày hôm nay?”

Rõ ràng khi đặt câu hỏi tu từ, lời nói của bạn có cảm xúc và đầy sức hút. Tuy nhiên, để tránh phản ứng ngược, bạn không nên lạm dụng nó. Câu hỏi tu từ nên được sử dụng một cách tiết kiệm và theo cách nâng cao thông điệp hoặc câu chuyện được truyền tải.

3. Một số lưu ý để đặt câu hỏi hiệu quả trong giao tiếp

3.1. Bạn cần lắng nghe tích cực

Bạn đặt câu hỏi là để nhận lại thông tin từ người khác và là cách để duy trì cuộc giao tiếp. Do vậy, lắng nghe tích cực những gì đối tác nói là cách tốt nhất để bạn hiểu sâu sắc hơn quan điểm, cảm xúc của họ.

Để biết cách lắng nghe tích cực, bạn có thể đọc bài viết 9 chiến lược để lắng nghe hiệu quả từ chuyên gia

3.2. Đặt câu hỏi một cách tôn trọng và phát triển

Khi tham gia bất kì cuộc giao tiếp nào, cho dù bạn hỏi hay bạn trả lời, hãy tôn trọng người khác. Tôn trọng thể hiện trong cách chúng ta sử dụng từ ngữ, các hành động, cử chỉ, hành vi… Tránh đưa ra các câu hỏi về cá nhân hoặc vùng “tổn thương” của họ.

Hơn nữa, không ngắt lời người khác khi họ đang trả lời là phép lịch sự cần thiết để duy trì một cuộc giao tiếp hiệu quả. Ngoài ra, nên đặt các câu hỏi mang tính xây dựng, phát triển chứ không phải để khiêu khích, gây chiến, làm tổn thương.

3.2. Hãy tận dụng sự im lặng

Im lặng nhiều trường hợp không phải là thời gian chết. Đó còn là khoảng thời gian quý giá để bạn và đối tác có thời gian suy nghĩ cho những câu hỏi và câu trả lời. Do đó, không nên nóng vội, lo lắng khi có những khoảng im lặng đang diễn ra trong câu chuyện của bạn.

Để biết cách phát huy sức mạnh và tận dụng sự im lặng đúng cách, bạn có thể đọc bài viết Sức mạnh của khoảng lặng trong thuyết trình – 4 MẸO CHO BẠN

3.4. Câu hỏi cần ngắn gọn, rõ ràng, trực tiếp

Để người nghe nắm bắt được nội dung câu hỏi và có câu trả lời thỏa đáng nhất. Bạn cần đặt câu hỏi ngắn gọn, rõ ràng và đi trực tiếp vào vấn đề. Những câu hỏi mơ hồ dễ gây hiểu lầm và nó khiến bạn mất thời gian.

Tóm lại, giao tiếp là hoạt động nghe – nói luân phiên nhau. Bạn là người nói và bạn cũng là người nghe. Tương tự, bạn là người đặt câu hỏi và bạn cũng là người trả lời những câu hỏi từ người khác. Các kĩ năng giao tiếp không phải sinh ra là có mà nó được rèn luyện từng ngày.

Hi vọng, với những chia sẻ từ hiểu biết của tôi sẽ giúp bạn giao tiếp tốt hơn. Tôi có thành lập câu lạc bộ Nói đi, nói đi. Đây là câu lạc bộ giúp mọi người tự tin thuyết trình, giao tiếp, ăn nói lưu loát hơn. Nó hoàn toàn miễn phí. Nếu muốn tham gia, hãy đăng kí tại đây.