Để có được một bài thuyết trình thành công cần sự kết hợp tổng hòa của nhiều yếu tố. Trong đó sự chuẩn bị đóng vai trò chính yếu. Ngay cả những chuyên gia thuyết trình họ cũng phải dành thời gian, đầu tư công sức cho nội dung trình bày. Nếu bạn chưa biết soạn thảo, lên cấu trúc cho một bài viết thuyết trình như thế nào, thì bài viết này chính xác là dành cho bạn.
1. Thế nào là một bài viết thuyết trình?
Về cơ bản, đó là một câu chuyện. Và nguồn gốc của nó đã có từ hàng nghìn năm trước – khi tổ tiên của chúng ta tụ tập quanh đống lửa trại để lắng nghe những trưởng lão thông thái của bộ tộc. Không có PowerPoint!
Như vậy, có thể hiểu bài thuyết trình là nội dung chúng ta trình bày trước nhiều người với những mục đích khác nhau. Đó có thể là giới thiệu, giải thích, thuyết phục hay truyền cảm hứng….
Ngày nay, các bài thuyết trình bao gồm sự hào nhoáng và quy mô của những buổi diễn thuyết hoặc buổi ra mắt iPhone, giới thiệu các mẫu xe mới cho đến các cuộc họp giao ban kinh doanh cho các đối tượng nhỏ hơn, trực tiếp hoặc – ngày càng nhiều – trực tuyến.
2. Tầm quan trọng của việc viết bài thuyết trình
Bạn không cần phải viết một kịch bản, một bài viết thuyết trình. Một số người đặt một vài slide PowerPoint lại với nhau và chắp cánh cho nó; những người khác làm vài gạch đầu dòng trên điện thoại thông minh, máy tính xách tay hoặc giấy ghi chú. Nó phụ thuộc vào sự kiện và người trình bày.
Viết một bài viết đầy đủ cần có thời gian, nhưng nếu đó là một bài thuyết trình rất quan trọng và bạn có thể sử dụng lại – có lẽ để kêu gọi đầu tư – thì sẽ rất đáng.
Một số người sẽ viết một bài viết thuyết trình đầy đủ vì công ty hoặc tổ chức được ủy quyền trình bày sẽ muốn xem một bản sao trước sự kiện (thường là vì lý do pháp lý). Những người khác sẽ viết kịch bản, chỉnh sửa nó theo thời gian cần thiết và sau đó chỉnh sửa lại thành các gạch đầu dòng hoặc ghi chú.
Nếu bài thuyết trình dành cho một lượng nhỏ khán giả, ghi chú hoặc gạch đầu dòng của bạn sẽ phù hợp với cách tiếp cận đàm thoại hơn. Không có quy tắc nào ở đây – hãy xem điều gì phù hợp nhất với bạn.
Tuy vậy để một bài thuyết trình thu hút, hấp dẫn người nghe, bạn vẫn nên và cần có sự chuẩn bị những nội dung trình bày, và tất nhiên, càng chi tiết càng tốt. Sau đây là một vài tác dụng của việc có viết bài thuyết trình:
- Giúp bạn nhớ được nội dung và cấu trúc bài thuyết trình
- Khiến bạn trở nên tự tin, thoải mái hơn khi thuyết trình
- Khán giả lưu giữ thông tin tốt hơn 40% so với những bài thuyết trình không có cấu trúc.
- Giúp bạn thuyết trình đúng chủ đề, không sa đà, lệch hướng và tránh bất kì sự im lặng khó xử nào.
3. Lập kế hoạch viết bài thuyết trình
3.1. Cần lựa chọn chủ đề của bài thuyết trình và thấu hiểu nó
Chọn chủ đề cho bài thuyết trình của bạn được cho là một trong những phần quan trọng nhất của việc tạo bài thuyết trình. Nếu lựa chọn chủ đề đúng trong chuyên môn, khả năng của bạn thì có vẻ mọi chuyện trở nên dễ dàng hơn.
Nhờ việc lựa chọn chủ đề phù hợp mà bạn cảm thấy tự tin vào bản thân và khả năng của mình để chiếm được lòng tin của đám đông.
Tuy nhiên, không phải khi nào bạn cũng được lựa chọn chủ đề. Rất nhiều trường hợp trong đời sống, bạn được chỉ định chủ đề thuyết trình. Do vậy có nhiều chủ đề không nằm trong tầm hiểu biết chuyên môn. Điều này đòi hỏi bạn phải có sự tìm hiểu kĩ lưỡng, chỉnh chu.
Một cách bạn có thể đạt được điều này là biết tất cả thông tin chi tiết về chủ đề của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ cảm thấy sẵn sàng cho bất kỳ câu hỏi nào và biết cách trả lời chúng.
Bạn có thể nghiên cứu chuyên sâu về bất kỳ chủ đề nào bằng cách đọc các tài liệu liên quan trực tuyến hoặc trong thư viện. Nhưng nếu bạn muốn đi xa hơn, thậm chí bạn có thể liên hệ trước với một số khán giả của mình và hỏi họ xem họ muốn xem gì trong bài thuyết trình của bạn.
Thủ thuật nhỏ này sẽ giúp bạn tập trung vào các lĩnh vực quan trọng và tìm ra câu trả lời cho những mối quan tâm và câu hỏi chính đáng mà khán giả của bạn có thể sẽ đặt ra.
3.2. Điều gì ảnh hưởng đến bài thuyết trình
a/ Mục đích của bài thuyết trình là gì?
Bất cứ khi nào bắt đầu làm một việc gì, bạn đều cần phải xác định rõ ràng mục tiêu của công việc đó. Thuyết trình cũng vậy. Nếu bạn không xác định được mục đích thuyết trình để làm gì thì rõ ràng bạn đang đi trên đường mà mông lung không biết về đâu.
Khi không xác định được mục đích, tất nhiên bạn cũng không biết các thao tác, lập luận nào cho đúng, cuối cùng bài nói chuyện của bạn đi vào khoảng không vô định.
Do đó, trước tiên hãy trả lời những câu hỏi sau:
- Mục đích của bài thuyết trình là gì? Bạn thuyết trình để làm gì? giới thiệu? trình bày? giải thích? thuyết phục? truyền cảm hứng…? hay kết hợp nhiều yếu tố?
- Những điểm chính mà khán giả của bạn nên nhớ sau đó là gì?
Hãy suy nghĩ chín chắn về những điều có thể khiến cấu trúc bài thuyết trình của bạn hơi khác một chút. Bạn có thể thêm vào một số yếu tố nhất định và tập trung hơn vào những khoảnh khắc nhất định nếu điều đó phù hợp hơn với bài phát biểu của bạn.
b/ Khán giả của bạn là ai?
Bạn không chỉ cần biết rõ về chủ đề mà còn cần am hiểu và nghiên cứu khán giả của mình. Tại sao?
Bởi vì khi biết sở thích, mức độ chú ý và điểm yếu của đám đông, bạn sẽ có thể kết nối họ thông qua bài thuyết trình của mình. Ngoài ra, bạn sẽ ở một vị trí tốt hơn để giải quyết vấn đề của họ và gia tăng giá trị cho cuộc sống của họ.
c/ Thời gian thuyết trình của bạn?
Việc xác định thời gian rất quan trọng để bạn điều chỉnh nội dung cần nói. Từ đó sắp xếp các nội dung của bài thuyết trình. Dành nhiều thời gian hơn cho những nội dung trọng tâm, hay nói sơ lược những phần ít quan trọng hơn.
Các bài thuyết trình của TED có giới hạn nghiêm ngặt là 18 phút, cho dù là trước khán giả hay trực tuyến. Điều đó đủ ngắn để thu hút sự chú ý, nhưng đủ dài để truyền đạt một ý tưởng chính.
3.3. Lựa chọn cấu trúc của bài viết thuyết trình
Sau khi đã hoàn thành các bước xác định chủ đề, những điều ảnh hưởng đến quá trình thuyết trình của bạn thì nhiệm vụ bây giờ là cần phải xác định cấu trúc của một bài thuyết trình.
Đây là một bước rất quan trọng. Lựa chọn cấu trúc sẽ quyết định cách cách thuyết trình. Bắt đầu bài thuyết trình ra sao, triển khai ý, lập luận, kết luận… như thế nào?
Ở bài viết này, tôi chia sẻ 2 dạng cấu trúc của một bài thuyết trình. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm những cấu trúc hay ho khác của những chuyên gia thuyết trình hàng đầu trên thế giới. TED là một kênh hữu ích cho bạn
a/Cấu trúc viết bài thuyết trình phổ biến
Đây là quy trình thông thường của một bài thuyết trình, bao gồm tất cả các phần quan trọng và là điểm khởi đầu tốt cho bạn. Nó cho phép khán giả của bạn dễ dàng theo dõi và thiết lập một cấu trúc vững chắc mà bạn có thể thêm nội dung của mình vào.
1. Chào khán giả và giới thiệu bản thân
Đây là cách làm mà chúng ta thường thấy. Chào hỏi và giới thiệu một chút về bản thân để họ biết bạn là ai, chuyên môn của bạn là gì. Nên nói ngắn gọn, rõ ràng, chừng mực, lịch sự và tôn trọng.
Điều này sẽ giúp thiết lập đặc tính của bạn để khán giả sẽ tin tưởng bạn hơn và nghĩ rằng bạn đáng tin cậy.
2. Giới thiệu
Phần này, bạn cần nói rõ chủ đề, mục đích bài thuyết trình của bạn. Nếu được, hãy đưa ra một vài gạch đầu dòng, hay các con số dễ nhớ – số 3 là một gợi ý – ba là một con số kỳ diệu. Bộ não nhận thấy tương đối dễ dàng nắm bắt ba điểm cùng một lúc.
Trong phần này cũng giải thích:
- Độ dài của cuộc nói chuyện.
- Cho biết bạn có muốn tương tác với khán giả hay không – một số diễn giả thích khán giả đặt câu hỏi xuyên suốt trong khi những người khác dành một phần cụ thể cho việc này.
- Nếu áp dụng, hãy thông báo cho cử tọa xem có nên ghi chú hay không hoặc liệu bạn có cung cấp tài liệu phát tay hay không.
Cách bạn cấu trúc phần giới thiệu của mình có thể phụ thuộc vào lượng thời gian bạn trình bày: một bài thuyết trình bán hàng có thể bao gồm một bài thuyết trình ngắn để bạn có thể bắt đầu bằng phần kết luận và sau đó cung cấp bằng chứng. Ngược lại, một diễn giả trình bày ý tưởng của họ về sự thay đổi trên thế giới sẽ phù hợp hơn nếu bắt đầu bằng bằng chứng và sau đó kết luận điều này có ý nghĩa gì đối với khán giả.
Hãy nhớ rằng mục đích chính của phần giới thiệu là thu hút sự chú ý của khán giả và kết nối với họ.
3. Nội dung chính của bài nói
Phần chính của bài nói của bạn cần đáp ứng những lời hứa bạn đã đưa ra trong phần giới thiệu.
Tùy thuộc vào bản chất của bài thuyết trình, hãy phân đoạn rõ ràng các chủ đề khác nhau mà bạn sẽ thảo luận, sau đó thực hiện từng chủ đề một – điều quan trọng là mọi thứ phải được sắp xếp hợp lý để khán giả hiểu đầy đủ. Có nhiều cách khác nhau để sắp xếp các điểm chính của bạn, chẳng hạn như theo mức độ ưu tiên, chủ đề, theo trình tự thời gian, v.v.
- Các điểm chính nên được giải quyết từng điểm một với các bằng chứng và ví dụ hỗ trợ.
- Trước khi chuyển sang điểm tiếp theo, bạn nên cung cấp một bản tóm tắt nhỏ.
- Cần nêu rõ các liên kết giữa các ý và bạn phải làm rõ điều đó khi chuyển sang điểm tiếp theo.
- Dành thời gian để mọi người ghi chú có liên quan và bám sát các chủ đề bạn đã chuẩn bị trước thay vì lạc đề quá xa.
4. Kết luận
Hãy nhớ tóm tắt những điểm chính của bạn và ý nghĩa của chúng. Điều này làm rõ mục đích chung của bài nói chuyện của bạn và củng cố lý do bạn có mặt ở đó.
Thực hiện theo các bước sau:
- Báo hiệu rằng bài thuyết trình của bạn sắp kết thúc, chẳng hạn như “Khi chúng ta kết thúc/khi chúng ta kết thúc bài thuyết trình…”
- Trình bày lại chủ đề và mục đích của bài thuyết trình của bạn
- Tóm tắt những điểm chính, bao gồm ý nghĩa và kết luận của chúng
- Cho biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo/lời kêu gọi hành động/bài học kích thích tư duy
- Chuyển sang phần cuối cùng
5. Cảm ơn khán giả và mời đặt câu hỏi
Sau khi tóm tắt xong những nội dung chính của bài thuyết trình, kết thúc phần trình bày của mình bằng cách cảm ơn chân thành đến khán giả và mời họ đặt câu hỏi.
Nhiều người thuyết trình thích biến phần Hỏi & Đáp trở thành phần quan trọng trong bài nói của họ và cố gắng lướt qua phần chính của bài thuyết trình. Điều này hoàn toàn tốt, nhưng tốt nhất bạn vẫn nên tập trung vào việc cung cấp một số kiểu trình bày ban đầu để thiết lập giọng điệu và chủ đề thảo luận trong phần Hỏi & Đáp.
b/ Các cấu trúc viết bài thuyết trình khác
Trình diễn
Sử dụng cấu trúc trình diễn khi bạn có thứ gì đó hữu ích để trình bày. Điều này thường được sử dụng khi bạn muốn chỉ ra cách thức hoạt động của một sản phẩm. Chẳng hạn thuyết trình về mẫu điện thoại, xe ô tô mới ra.
- Giải thích tại sao sản phẩm có giá trị.
- Mô tả lý do tại sao sản phẩm là cần thiết.
- Giải thích những vấn đề nó có thể giải quyết cho khán giả.
- Chứng minh sản phẩm để hỗ trợ những gì bạn đã nói.
- Đưa ra gợi ý về những thứ khác mà nó có thể làm để khiến khán giả tò mò.
Vấn đề – giải pháp
Cấu trúc này đặc biệt hữu ích trong việc thuyết phục khán giả.
- Nêu ngắn gọn vấn đề.
- Đi sâu vào vấn đề một cách chi tiết để chỉ ra lý do tại sao nó lại là một vấn đề như vậy. Sử dụng biểu trưng và các yếu tố gây bệnh cho điều này – những lời kêu gọi hợp lý và cảm xúc.
- Cung cấp giải pháp và giải thích tại sao điều này cũng sẽ giúp khán giả.
- Kêu gọi hành động – điều gì đó bạn muốn khán giả thực hiện một cách đơn giản và phù hợp với giải pháp.
Kể chuyện
Ai cũng muốn nghe một câu chuyện hơn là những lời nói đơn thuần. Vì thế, cách kết hợp kể chuyện vào bài thuyết trình là một cách làm thông minh. Bạn có thể kể chuyện ở phần mở đầu, hay bất kì phần nào bạn cho là quan trọng, thú vị của bài trình bày.
Nhưng một lời khuyên cho bạn là hãy kể những câu chuyện liên quan đến chủ đề. Đừng lan man, dài dòng sang câu chuyện khác mất thời gian của bạn mà không đạt được mục đích thuyết trình.
Và còn rất nhiều những cấu trúc khác mà bạn có thể áp dụng vào bài thuyết trình của mình. Hãy để lại bình luận hoặc liên hệ với tôi để được biết thêm những cách thuyết trình, cách viết bài thuyết trình thú vị mà hiệu quả khác.
4. Viết dàn bài bài viết thuyết trình
Thực ra, việc viết dàn bài bạn đã thực hành rất nhiều ở trường học. Ở tất cả các bài văn bạn viết, giáo viên đều dạy bạn cách viết dàn bài. Dàn bài là bắt buộc trước khi bắt tay vào viết nội dung hoàn chỉnh – dù chỉ là một vài cái gạch đầu dòng.
Việc viết dàn bài cũng dựa vào cấu trúc bài viết bạn lựa chọn.
Về cơ bản, một bài viết bao gồm 3 phần: Mở bài, Thân bài, Kết luận
Mở bài: Phải nêu được chủ đề, mục đích của bài thuyết trình. Bạn có thể chọn vô vàn cách mở bài, bắt đầu bài nói chuyện khác nhau nhưng chung quy lại phải nêu được chủ đề.
Thân bài: Triển khai chủ đề thành các luận điểm. Tất cả các luận điểm, luận cứ đều phải tập trung làm sáng tỏ vấn đề.
Kết bài: Kết luận lại nội dung bài viết, tóm lược lại những ý cần nhớ.
Một điều quan trọng khác cần xem xét khi lập kế hoạch cấu trúc bài thuyết trình của bạn là bài thuyết trình của bạn sẽ kéo dài bao lâu và bạn sẽ thêm bao nhiêu trang chiếu.
5. Viết nội dung bài thuyết trình
Sau khi làm tốt tất cả các bước trên thì việc viết nội dung bài thuyết trình thực sự thật dễ dàng. Bạn chỉ cần làm đầy lên khung bài viết bằng vốn từ, hiểu biết, khả năng của mình mà thôi.
Hãy chú ý cách diễn đạt, chuyển ý để tránh bị trùng lặp. Đặc biệt, nếu là các bài viết thuyết trình bạn lưu lại cho người khác xem, cần đặc biệt chú ý cách trình bày các đề mục sao cho rõ ràng, logic; chú ý không sai lỗi chính tả. Đây là những yêu cầu thuộc về cơ bản, nó cho thấy bạn là một người chuyên nghiệp.
6. Tổng kết
Sự chuẩn bị rất quan trọng đối với buổi thuyết trình của bạn. Thành hay bại, hấp hẫn hay nhạt nhẽo, để lại ấn tượng tốt cho khán giả hay không là tùy thuộc rất nhiều vào sự đầu tư mà bạn dành cho bài thuyết trình của mình.
Khán giả rất tinh tường, nếu bạn để tâm huyết vào bài trình bày của mình, đầu tư thời gian, công sức cho nó, họ sẽ nhận ra ngay và ghi nhận bạn. Ngược lại, mọi sự sơ sài sẽ khiến bạn lãnh đủ.
Bạn có thể thấy ngay ở bài viết của tôi. Khi tôi trình bày cho bạn rất kĩ lưỡng ở các mục Lập kế hoạch viết bài, viết dàn ý thì đến mục 4 viết nội dung trở nên đơn giản và ngắn gọn hơn.
Điều quan trọng là bài viết thuyết trình phải có cấu trúc tốt để nó có thể tác động nhiều nhất đến khán giả của bạn. Một bài thuyết trình không có cấu trúc có thể khó theo dõi và thậm chí gây khó chịu khi nghe. Trọng tâm của bài phát biểu là những điểm chính được hỗ trợ bởi bằng chứng và phần chuyển tiếp của bạn sẽ hỗ trợ sự di chuyển giữa các điểm và làm rõ mọi thứ được liên kết như thế nào.
Nghiên cứu cho thấy rằng cử tọa nhớ điều đầu tiên và điều cuối cùng bạn nói, vì vậy phần mở đầu và kết luận của bạn rất quan trọng để củng cố các luận điểm của bạn. Về cơ bản, đảm bảo bạn dành thời gian để cấu trúc bài thuyết trình của mình và giải quyết tất cả các phần.
Như vậy, tôi đã chia sẻ đến bạn những cách viết một bài thuyết trình cơ bản nhất. Thực sự mà nói, đây là những viên gạch đầu tiên đặt nền móng cho một buổi thuyết trình thành công ngoài mong đợi. Và còn rất nhiều những yếu tố khác bạn cần thực hiện như thiết kế bản trình chiếu, cách trình bày, tâm lí người thuyết trình, cách xử lí câu hỏi từ khán giả….
Tất cả những nội dung trên đều được chia sẻ đầy đủ và chi tiết ở Blog của tôi, bạn có thể đọc nó ngay bây giờ. Ngoài ra, nếu bạn đang gặp những khó khăn về cách thuyết trình, trình bày không lưu loát, luôn bị run, căng thẳng, mất kiểm soát, hoặc không nhớ được hết những gì mình đã chuẩn bị khi đứng trước đám đông, TÔI SẼ GIÚP BẠN, ĐỒNG HÀNH CÙNG BẠN.
Bạn chỉ cần để lại bình luận ở phía dưới bài viết này hoặc liên hệ với tôi. Rất mong được đi cùng bạn.
