Giao tiếp không chỉ là cuộc nói chuyện trực tiếp giữa người với người. Nó không những tồn tại ở dạng nói mà còn ở dạng viết. Ngày nay với sự phát triển của mạng xã hội, nhiều người ưa thích chat với nhau hơn là nói chuyện. Do đó, giao tiếp là những hoạt động rất gần gũi và vô cùng quan trọng trong cuộc sống của mỗi người. Viết email cũng là một dạng giao tiếp. Tuy vậy, nhiều người sử dụng email cho công việc nhưng lại chưa biết cách viết email sao cho chuyên nghiệp, chỉnh chu và lịch sự.
Viết và gửi email là việc bạn làm hàng ngày. Bạn thấy nó bình thường như vốn dĩ. Tuy nhiên, để viết email chuyện nghiệp, tạo ấn tượng tốt cho người nhận, từ đó tạo đà cho công việc tốt hơn thì không phải ai cũng nắm vững hết.
Công việc của tôi là một chuyên gia đào tạo về giao tiếp. Đồng thời cũng là chuyên gia về xây dựng doanh nghiệp đào tạo. Do đó, tôi viết và nhận email rất nhiều. Tôi nhận thấy rằng nhiều bạn khi gửi email còn thiếu chủ đề hay viết rất nhiều câu cảm thán…
Viết email không có gì khó. Chỉ cần bạn chịu khó tìm hiểu một chút. Bài viết này là tóm gọn lại những hiểu biết và kinh nghiệm của tôi về cách viết email.
1. Chuyên nghiệp từ địa chỉ email
Thông thường, chúng ta sử dụng email phục vụ công việc. Hãy thể hiện bạn là một người chuyên nghiệp và nghiêm túc ngay từ cách đặt địa chỉ email. Không một cơ quan, tổ chức hay nhà tuyển dụng nào có thiện cảm với những địa chỉ mail có vẻ teen quá, hoặc “trẻ trâu” quá. Chẳng hạn “cobengocnghech@….”, “changtraisitinh@….”.
Thay vào đó, nên sử dụng tên của bạn để đảm bảo sự rõ ràng và dễ nhận diện. Nếu bạn đang làm việc, học tập ở một cơ sở nào đó thì có thể thêm tên của cơ sở đó. Ví dụ “tramyspvan@….”
2. Có tiêu đề rõ ràng là cách viết email cần nhớ
Tiêu đề email là phần quyết định người nhận có mở nó ra để đọc hay không? Nếu thư của bạn không có tiêu đề, hoặc tiêu đề không rõ ràng, nhiều người cho nó là thư rác và tất nhiên chỉ cần nút Delete.
Do vậy, cần nhớ rằng, tiêu đề rõ ràng, bao quát nội dung email là phần bắt buộc phải có. Một dòng chủ đề được soạn thảo tốt có thể giúp người nhận hiểu nội dung email của bạn và ưu tiên nó cho phù hợp.
Tùy vào mục đích gửi email mà bạn viết tiêu đề sao cho phù hợp. Chẳng hạn một email nộp CV xin việc, nếu không có yêu cầu gì đặc biệt. Ở mục tiêu đề nên ghi rõ Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Ngày tháng nộp hồ sơ.
3. Bắt đầu bằng lời chào khi viết email
Luôn bắt đầu email của bạn bằng lời chào. Chẳng hạn như “Kính gửi” hoặc “Xin chào”, sau đó là tên của người nhận. Nếu bạn không chắc tên của người nhận, hãy sử dụng lời chào chung chung như “Kính chào Quý Anh/ Chị/ Ông/ Bà”….
Lời chào cao hơn mâm cỗ. Khi bắt đầu bằng một lời chào cho thấy bạn là người lịch sự. Đồng thời điều này cũng thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người nhận. Từ đó, tạo ấn tượng tốt và thúc đẩy họ đọc phần còn lại của email.
4. Sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp
Một chú ý trong cách viết email đó là sử dụng giọng điệu của câu văn. Nên nhớ rằng viết email chứ không phải cuộc nói chuyện của những người bạn thân.
Hãy luôn đảm bảo sự xưng hô phù hợp với đối tượng. Dùng từ ngữ lịch sự, nhã nhặn. Cụ thể, không viết các câu cảm thán và dùng dấu chấm than. Không sử dụng tiếng lóng, chữ viết tắt, ngôn ngữ không chính thức hoặc các biểu tượng cảm xúc. Bạn cần hiểu, email khác với đoạn chat thường ngày của bạn. Khi viết và gửi email là bạn đang làm việc. Điều đó cần sự nghiêm túc, chỉnh chu.
Ngoài ra, có thể bạn đang phải trả lời, hoặc giải quyết một vài khó khăn, căng thẳng qua email. Trong trường hợp này, hãy tôn trọng và lịch sự, tránh những từ ngữ gây hấn, đối đầu.
5. Viết email cần rõ ràng và đúng chính tả
Rõ ràng về hình thức trình bày và rõ ràng về nghĩa của câu, từ, nội dung email.
Về hình thức trình bày: Bạn nên sử dụng phông chữ và kiểu định dạng chuyên nghiệp, chẳng hạn như Arial hoặc Times New Roman. Thêm vào đó cần sử dụng những câu ngắn và tách đoạn văn. Tránh viết một đoạn văn dài, chi chít chữ. Bởi vì nó khiến người nhận không muốn đọc hoặc có đọc thì cũng khó nắm bắt hết nội dung bạn muốn truyền tải.
Về nghĩa của từ, câu, nội dung email: Nên sử dụng những từ ngữ đơn nghĩa, dễ hiểu. Tránh dùng từ ngữ đa nghĩa, gây hiểu nhầm. Hoặc dùng các thuật ngữ hạn chế người đọc.
Một điều quan trọng khác mà rất nhiều người thường gặp phải đó là lỗi chính tả. Người nhận sẽ rất mất thiện cảm, thậm chí khó chịu khi gặp những lỗi chính tả ở mail của bạn. Hãy đảm bảo rằng email bạn gửi đi được kiểm tra lỗi chính tả cẩn thận. Một email đúng chính tả là một email chuyên nghiệp.
6. Giữ cho email ngắn gọn là cách viết thông minh
Hãy đi thẳng vào vấn đề, tập trung vào công việc cần giải quyết. Viết càng dài, càng lan man và cuối cùng người nhận không hiểu bạn đang truyền tải thông điệp gì.
Viết ngắn gọn còn giúp bạn và người nhận tiết kiệm thời gian.
Nếu bạn đang yêu cầu thông tin hoặc hành động từ người nhận, hãy đảm bảo cung cấp tất cả các chi tiết và thông tin cần thiết một cách rõ ràng và có tổ chức. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng người nhận có thể hiểu yêu cầu của bạn và phản hồi một cách thích hợp.
7. Đừng quên kết thúc bằng một câu lịch sự
Nhiều bạn viết email rất tốt, có tiêu đề, có lời chào nhưng lại quên câu kết thúc.
Câu kết thúc là sự báo hiệu hết nội dung email. Đồng thời nó cũng là lời chào, lời cảm ơn đến người nhận đã đọc email.
Kết thúc email của bạn bằng một câu lịch sự như “Cảm ơn bạn đã dành thời gian”. Hoặc “Tôi đánh giá cao sự quan tâm của bạn đối với vấn đề này.”. Điều này có thể giúp củng cố tính chuyên nghiệp của bạn và để lại ấn tượng tích cực với người nhận.
8. Hãy tận dụng chữ kí khi viết email
Chữ kí email là cách để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín, tạo dựng thương hiệu. Đó là một khối văn bản hoặc hình ảnh được thêm vào cuối thông điệp email. Nó thường bao gồm tên người gửi, chức danh công việc, thông tin liên hệ và đôi khi là logo hoặc khẩu hiệu.
Khi tạo chữ ký email, điều quan trọng là giữ cho chữ ký đơn giản và không quá tải với quá nhiều thông tin. Chữ ký phải dễ đọc, bao gồm thông tin liên quan và hấp dẫn trực quan. Ngoài ra, bạn nên bao gồm lời kêu gọi hành động (CTA) trong chữ ký. Chẳng hạn như liên kết đến trang web hoặc yêu cầu họp, để khuyến khích người nhận thực hiện hành động.
9. Xem lại và chỉnh sửa trước khi gửi đi
Đây là bước không thể thiếu khi viết email. Cho dù vội đến mấy bạn cũng cần đọc lại email một lần trước khi ấn nút gửi. Không có gì chắc chắn là bạn không sai một lỗi nào đó từ cách diễn đạt cho đến các con số hay lỗi chính tả.
Đọc lại còn là cách để bạn cân nhắc xem viết như vậy đã hợp lí chưa. Để đảm bảo rằng email bạn gửi đi tốt đẹp cho công việc và mối quan hệ giữa hai bên.
10. Đừng quên tệp đính kèm
Thực sự đây là lỗi phổ biến. Thông thường khi gửi mail, bạn sẽ đính kèm một vài file. Tuy nhiên, việc quên đính kèm file là cho người nhận không nhận đầy đủ thông tin. Việc này làm gián đoạn công việc của cả đôi bên. Hơn nữa nó còn cho thấy bạn không cẩn thận, thiếu chuyên nghiệp. Do đó, hãy luôn nhắc nhở và tự hỏi bản thân còn thiếu mục nào nữa trước khi gửi mail.
Trên đây là 10 lưu ý cơ bản và theo thứ tự các bước khi viết email. Hi vọng với những kiến thức hữu ích này sẽ giúp bạn viết email chuyên nghiệp, lịch sự hơn. Ngoài ra, nếu bí ý tưởng, hãy sử dụng công cụ Chat GPT. Công cụ này sẽ hỗ trợ bạn viết email hoặc cho bạn những gợi ý tuyệt vời.
Nếu có bất cứ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận ở dưới. Tôi sẽ phản hồi bạn trong thời gian sớm nhất.
