Làm chủ giao tiếp trực tuyến: qua email, trò chuyện, cuộc gọi video

Bạn có nhận thấy càng ngày bạn càng giao tiếp trực tuyến nhiều hơn. Và đó là thực tế chung của cả thế giới. Bởi vì sự phát triển như vũ bão của internet cũng như sự ảnh hưởng của nó lên mọi mặt đời sống.

Giao tiếp trực tuyến không giống với giao tiếp ngoại tuyến truyền thống. Nó không được hỗ trợ bởi ngôn ngữ cơ thể. Do đó, chúng ta cần tập trung vào ngôn ngữ để truyền tải đầy đủ và hiệu quả thông điệp của mình.

Bài viết này cung cấp cho bạn cách để làm chủ kĩ năng giao tiếp trực tuyến của mình. Bao gồm email, trò chuyện và cuộc gọi video. Khi giao tiếp trực tuyến tốt, bạn sẽ cải thiện các mối quan hệ của mình. Hơn nữa còn giúp bạn tránh được những phức tạp không cần thiết và tăng khả năng sinh lợi cho doanh nghiệp của bạn.

1. Hiểu về giao tiếp trực tuyến

Giao tiếp trực tuyến là việc trao đổi thông tin, ý tưởng hoặc thông điệp bằng cách sử dụng các kênh hoặc nền tảng kĩ thuật số. Hoạt động giao tiếp được thực hiện thông qua các phương tiện kĩ thuật số như điện thoại thông minh, máy tính, internet,… Đặc biệt, cách giao tiếp này có thể giúp kết nối với những người ở xa.

Có rất nhiều hình thức khác nhau để giao tiếp trực tuyến. Có thể qua email, tin nhắn, phòng trò chuyện, cuộc họp, hội nghị, cuộc gọi video, trò chơi trực tuyến….

Giao tiếp trực tuyến ngày càng trở nên quan trọng

Kết nối toàn cầu: Đây là một điều tuyệt vời mà không có hình thức giao tiếp truyền thống nào làm được. Chúng ta có thể trò chuyện, chia sẻ ý tưởng, học tập, cộng tác, xây dựng các mối quan hệ với những người khắp nơi trên thế giới. Mọi rào cản về địa lí, môi trường đều bị phá bỏ nhờ giao tiếp trực tuyến.

Giúp cho giao tiếp trở nên nhanh chóng và ngay lập tức. Ngày trước, để gửi một bức thư, hoặc các giấy tờ quan trọng thường mất vài ngày đến một tuần. Thì nay với email, bạn chỉ cần vài giây là thông tin, tài liệu đã đến ngay đối tác. Thậm chí, các tin nhắn được gửi và nhận được ngay lập tức. Điều này cho phép phản hồi nhanh và trò chuyện trong thời gian thực.

Ngoài ra, giao tiếp trực tuyến gia tăng khả năng tiếp cận. Cho phép chúng ta kết nối với bất kì ai, ở bất kì đâu khi có thiết bị kĩ thuật số kết nối mạng.

Với những tính năng tuyệt vời trên đã giúp giao tiếp trở nên nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả. Giao tiếp trực tuyến lại có chi phí rẻ hơn rất nhiều so với gọi điện thoại hay gửi bưu điện.

Đặc biệt, giao tiếp trực tuyến có rất nhiều định dạng cho người dùng lựa chọn phù hợp với nhu cầu và sở thích của họ. Nó bao gồm văn bản, âm thanh, video, hình ảnh.

Quá nhiều điều tuyệt vời khi chúng ta sử dụng giao tiếp trực tuyến cho cuộc sống của mình. Chắc chắn rằng, với sự tiến bộ vượt bậc của công nghệ, sẽ có nhiều thay đổi về cách giao tiếp của con người trong tương lai.

Chúng ta cần làm gì?

Cho dù cách thức, hình thức giao tiếp có thay đổi thì cách chúng ta sử dụng ngôn ngữ sao cho phù hợp, linh hoạt mới là điều quan trọng để tạo dựng, duy trì, hay thúc đẩy các mối quan hệ.

Hơn nữa, vì tính năng nhanh chóng, tức thì của giao tiếp trực tuyến mà người dùng nên cẩn trọng sau mỗi cái nhấn nút của mình.

Khác với giao tiếp ngoại tuyến, có thể “lời nói gió bay”. Giao tiếp trực tuyến được lưu lại những bản ghi vĩnh viễn và nhanh chóng được phát tán. Do đó, chúng ta cần biết điều gì nên nói, điều gì không để tránh hậu họa về sau.

Hiện nay, có 3 hình thức giao tiếp trực tuyến phổ biến: email, trò chuyện, cuộc gọi video. Tôi sẽ chia sẻ đến bạn cụ thể những cách và các lưu ý khi sử dụng các hình thức trên cho hoạt động giao tiếp của mình.

2. Sử dụng email

Thông thường, mọi người thường sử dụng email cho công việc. Hoặc là để gửi những tin nhắn dài có tính chất trang trọng.

Hơn nữa, email là cách tốt nhất để bạn chia sẻ thông tin một cách chi tiết đến người khác hoặc nhiều người. Email cũng giống như chúng ta viết một bức thư truyền thống. Vì vậy nó lí tưởng để giao tiếp trang trọng trong nhiều trường hợp.

Bạn có thể sử dụng email để gửi thư chăm sóc khách hàng, chào mời, kêu gọi tham gia hoạt động hay dự án nào đó. Nếu để xin việc, email là lựa chọn tuyệt vời cho bạn. Hơn nữa, email còn có thể giúp bạn đính kèm những tệp lớn như văn bản, tài liệu, hình ảnh. Các thư gửi đi hay nhận về đều được sắp xếp khoa học theo thời gian và dễ dàng cho tìm kiếm.

Tùy thuộc vào nhu cầu và tùy chọn của mình, bạn có thể quản lý email của mình bằng chương trình email dựa trên trình duyệt. Chẳng hạn như Gmail hoặc ứng dụng phần mềm dựa trên máy tính để bàn, chẳng hạn như Outlook.

Để biết cách viết email gửi đi như thế nào cho hiệu quả, bạn có thể tham khảo bài viết: Cách viết email chuyên nghiệp, lịch sự nhất

3. Để trò chuyện tốt hơn

Các nền tảng mạng xã hội và các ứng dụng hiện nay cho phép bạn trò chuyện với một hoặc một nhóm người. Nếu bạn chỉ muốn trò chuyện bằng văn bản, các ứng dụng nhắn tin nhanh là lựa chọn tuyệt vời. Chúng cho phép bạn giao tiếp trực tuyến trong thời gian thực bằng cách nhập và gửi tin nhắn cho người khác.

Cách trò chuyện này phù hợp cho những cuộc trò chuyện với bạn bè hoặc những trao đổi ngắn.

Thêm vào đó, ngoài các kí tự văn bản, các ứng dụng trò chuyện còn tích hợp thêm nhiều biểu tượng cảm xúc để làm phong phú thêm cho hoạt động giao tiếp.

Tuy nhiên, để trò chuyện hiệu quả với cả người quen, người lạ… bạn cần tuân thủ theo một số quy tắc hoặc lưu ý ở mục 5.

Một số ứng dụng trò chuyện phổ biến: Facebook, Skype, Zalo….

4. Cách để có cuộc gọi video thành công

Các ứng dụng trò chuyện đều có tích hợp cuộc gọi video. Khác với gọi điện truyền thống, cuộc gọi video cho phép người dùng trông thấy nhau giống như đang giao tiếp trực tiếp vậy. Điều này khắc phục được nhược điểm chung của giao tiếp trực tuyến là ngôn ngữ cơ thể.

Cuộc gọi trực tiếp hiệu quả khi trò chuyện với người thân, bạn bè ở xa. Hoặc thích hợp cho các cuộc phỏng vấn từ xa, các cuộc họp công việc và các lớp học trực tuyến.

Để giao tiếp trực tuyến bằng cuộc gọi video thành công. Đặc biệt đối với những cuộc gọi quan trọng, bạn cần chú ý một số yếu tố sau:

Cần có sự chuẩn bị:

Về không gian trò chuyện. Đảm bảo rằng bạn đang ở trong một không gian yên tĩnh và đủ ánh sáng với kết nối internet đáng tin cậy. Cần chú ý đến không gian phía sau (background) hoặc xung quanh bạn không có gì nhạy cảm, khó coi. Tốt nhất hãy chuẩn bị một phông nền sạch sẽ, gọn gàng. Ngoài ra, hãy kiểm tra thiết bị của bạn. Bao gồm micrô và máy ảnh, để đảm bảo chúng hoạt động bình thường.

Về cách ăn mặc: Ăn mặc chuyên nghiệp như thể bạn đang gặp trực tiếp. Tránh mặc quần áo quá gây mất tập trung hoặc trang trọng.

Cần nói rõ ràng và ngắn gọn, tránh nói quá nhanh. Sử dụng đúng ngữ pháp và tránh sử dụng tiếng lóng hoặc biệt ngữ mà người khác có thể không hiểu.

Giống như giao tiếp trực tiếp, khi gọi video, bạn cần duy trì giao tiếp bằng mắt. Hãy nhìn thẳng vào camera, tránh nhìn đi chổ khác hoặc những thứ khác trên màn hình. Bởi điều này cho thấy bạn đang tập trung vào cuộc trò chuyện và tôn trọng người khác. Ngoài ánh mắt, bạn còn cần chú ý chỉnh chu đến ngôn ngữ cơ thể của mình. Cử chỉ, nét mặt, tư thế đang thể hiện, truyền đạt thông điệp đến đối tác trò chuyện của bạn.

Lắng nghe cũng là điều cần làm khi tham gia cuộc gọi video. Đồng thời bạn cần giảm phiền nhiễu đến cuộc trò chuyện. Bằng cách tắt bớt âm thanh thông báo hoặc các âm thanh khác trên thiết bị của bạn…

Ngoài những lưu ý ở trên, bạn cần đảm bảo tất cả những yếu tố giao tiếp cơ bản khác khi giao tiếp trực tuyến thông qua cuộc gọi video. Chẳng hạn chào khi mở đầu. Hay tóm tắt nội dung, cảm ơn và chào khi kết thúc cuộc gọi.

Bạn có thể tìm đọc những bài viết khác ở blog của tôi. Hoặc tham gia cộng đồng giao tiếp tốt để biết cách khắc phục và nâng cao khả năng giao tiếp trực tuyến cũng như ngoại tuyến của mình.

5. Một số lưu ý để làm chủ giao tiếp trực tuyến

a/ Suy nghĩ kĩ trước khi viết, nói; xem lại trước khi gửi

Không phải ngẫu nhiên mà có câu “Uốn lưỡi 7 lần trước khi nói”. Câu thành ngữ muốn nhắc nhở chúng ta khi tham gia giao tiếp hay nói bất cứ điều gì cần phải suy nghĩ thấu đáo, cân nhắc kĩ lưỡng. Dù là giao tiếp ngoại tuyến hay trực tuyến đều cần điều này.

Hơn nữa, giao tiếp trực tuyến là những bản ghi được lưu lại lâu dài, thậm chí là vĩnh viễn. Do đó mỗi câu chữ bạn viết ra, gửi cho người khác có thể là bằng chứng tố cáo lại bạn.

Thêm vào đó, việc suy nghĩ trước khi viết, nói là để bạn tìm cách chọn lọc từ ngữ, cách diễn đạt sao cho dễ hiểu, súc tích, ngắn gọn.

Bạn có thể đặt ra một số câu hỏi như:

Xem lại nội dung email, tin nhắn trước khi gửi cũng là điều cần thiết. Đọc lại kĩ để kiểm tra những lỗi cơ bản về chính tả, diễn đạt. Kiểm tra xem đã đính kèm đúng file hay chưa. Ngoài ra, cần kiểm tra thông tin địa chỉ, tên của người gửi. Rất nhiều người gửi tin nhắn trò chuyện, do thao tác nhanh, không kiểm tra kĩ đã ấn nhầm người gửi. Kết quả dở khóc dở cười là điều tất yếu.

b/ Cân nhắc khi sử dụng sự hài hước

Tôi nghĩ sự hài hước cần được hạn chế khi giao tiếp trực tuyến. Bởi khác với lúc chúng ta giao tiếp trực tiếp với nhau có sự hỗ trợ của ngôn ngữ cơ thể. Còn khi giao tiếp trực tuyến chỉ có từ ngữ. Do đó dễ gây nên những cách hiểu khác, hiểu lầm đáng tiếc. Thậm chí, đối tác của bạn cho rằng họ bị chế giễu, châm chiếm, không tôn trọng.

Ngay cả việc sử dụng những biểu tượng cảm xúc cũng cần được cân nhắc kĩ lưỡng. Xem xét có cần đưa biểu tượng vào cuộc trò chuyện của mình không? Nếu không có biểu tượng, nội dung cuộc trò chuyện có thay đổi không?

c/ Luôn tôn trọng – Nguyên tắc tối thượng khi giao tiếp trực tuyến

Khi giao tiếp trực tuyến, do không thấy người giao tiếp với mình. Hoặc có thể bạn quên đi có người đang giao tiếp với bạn. Cho nên, trong một số trường hợp không kiềm chế được cảm xúc, không làm chủ được từ ngữ. Bạn đã viết ra và nhấn gửi những câu từ có thể khó nghe, xúc phạm, thiếu sự tôn trọng… Điều này thực sự tai hại. Nó có thể gây chiến và để lại những hậu quả nặng nề.

Do đó, khi bạn khó chịu vì những gì người khác đang nói trên mạng, hãy tạm dừng và suy ngẫm. Tránh gọi tên, buộc tội và tấn công nhân vật.

d/ Tuân thủ quy tắc khi tham gia giao tiếp trong một cộng đồng

Hiện nay có rất nhiều cộng đồng được lập ra trên các mạng xã hội, đặc biệt là Facebook. Mỗi cộng đồng có những quy tắc riêng. Khi tham gia vào đó bạn phải tuân thủ nguyên tắc chung của cả cộng động.

Bạn có thể dành vài phút để đọc quy tắc của nhóm. Hoặc quan sát cách các thành viên trong nhóm đã thành danh tương tác với nhau để biết cách hành xử sao cho phù hợp.

e/ Cẩn thận khi chia sẻ các thông tin

Không gian mạng và giao tiếp trực tuyến hiện nay có quá nhiều thông tin. Rất nhiều người có thói quen chia sẻ thông tin. Tuy nhiên, không phải thông tin nào cũng đúng sự thật. Chia sẻ thông tin sai lệch trực tuyến có thể gây ra tác hại thực sự. Thậm chí có thể vi phạm luật An ninh mạng.

Cho nên, trước khi bạn nhấn “chia sẻ”, hãy tìm kiếm nhanh và cố gắng xác minh thông tin bằng một nguồn đáng tin cậy.

f/ Giữ cho bản thân an toàn khi tham gia giao tiếp trực tuyến

Giao tiếp trực tuyến như con dao hai lưỡi. Nếu chủ quan và không biết cách sử dụng sẽ gây ra cho bạn những phiền hà, thậm chí đe dọa sự an toàn của bạn.

Cần cân nhăc kĩ khi giao tiếp với người khác. Đặc biệt khi chia sẻ những thông tin cá nhân như: mật khẩu, số tài khoản ngân hàng hoặc số thẻ tín dụng hoặc số an sinh xã hội của bạn qua email, trò chuyện hoặc tin nhắn nhanh.

Ngay cả khi bạn đang chia sẻ thông tin một cách riêng tư với người mà bạn biết và tin tưởng. Thì những công cụ liên lạc này không phải lúc nào cũng an toàn. Để an toàn, hãy cố gắng chia sẻ loại thông tin đó qua điện thoại.

Ngoài ra, cần tránh xa những thông tin nhạy cảm, tục tĩu, không phù hợp. Hoặc cần hết sức đề phòng khi trò chuyện cùng người lạ.

Nói chung, khi giao tiếp trực tuyến cần tỉnh táo, thông minh và đảm bảo an toàn cho chính mình cũng như mọi người.

Lời kết

Giao tiếp trực tuyến là xu thế chung của toàn xã hội, toàn cầu. Hiểu biết về nó và có kĩ năng để làm chủ khả năng giao tiếp là cách để bạn hòa nhập và phát triển trong sự vận hành chung.

Hi vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn giao tiếp trực tuyến tốt hơn. Từ đó sự nghiệp thăng tiến, các mối quan hệ thăng hoa.

Nếu bạn có bất kì trao đổi hoặc câu hỏi nào, hãy để lại bình luận ở dưới. Tôi và cộng sự sẽ phản hồi bạn trong thời gian sớm nhất.