Bạn đã bao giờ trình bày vấn đề trước một nhóm người hay đám đông? Và sau khi trình bày xong, bạn hỏi mọi người có ý kiến hay góp ý gì không? thì nhận lại là một đám đông im lặng. Không ai có ý kiến gì? Bạn không được nhận phản hồi nào từ người nghe? Thực ra, thực trạng này rất phổ biến. Và chúng ta có thể cảm thấy nó bình thường như “cân đường hộp sữa”.
Nhưng tại sao có người nói xong lại nhận được rất nhiều phản hồi. Đó có thể là đồng ý, góp ý, nhận xét, đánh giá… hay những câu trả lời khác.
Việc ít hoặc không nhận được phản hồi từ người khác. Hoặc nhận phản hồi tiêu cực có thể một phần là do nguyên nhân khách quan. Nhưng cái chính vẫn là cách chúng ta truyền đạt, giao tiếp chưa “tới”. Chưa kích thích được mong muốn phản hồi của người khác. Cụ thể hơn là chúng ta chưa biết cách để NHẬN phản hồi.
Vì vậy mà bài viết này chính xác là những gì bạn đang tìm kiếm. Bài viết tập trung đưa ra một số cách giúp bạn nhận được phản hồi từ người khác tốt hơn.
1. Nội dung truyền đạt rõ ràng
Để được nhận phản hồi hiệu quả từ người khác trong giao tiếp, bạn không thể nào tìm cách thay đổi người nghe. Cái cần thay đổi hay tập trung vào nhiều nhất chính là bạn. Cụ thể là nội dung và cách truyền đạt.
Bạn phải truyền đạt nội dung rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu nhất có thể. Phải làm sao đơn giản hóa các vấn đề phức tạp. Trình bày mạch lạc, hệ thống luận điểm chặt chẽ, ý nào ra ý đó.
Ngoài nội dung, bạn còn phải rõ ràng về quan điểm, thái độ hoặc ngôn ngữ cơ thể…
Muốn làm được những điều trên, bạn cần có sự đầu tư, chuẩn bị kĩ càng về nội dung. Đồng thời là sự luyện tập, trau dồi kĩ năng trình bày. Để biết cách cấu trúc một bài trình bày như thế nào cho phù hợp. Hoặc học hỏi thêm những kĩ năng giao tiếp, bạn có thể đọc các bài viết chia sẻ trên Blog của tôi. Hoặc đăng kí nhận quà tặng.
Bởi vì sự rõ ràng giúp người nghe hiểu chính xác thông điệp của bạn. Đồng nghĩa với việc giảm hiểu sai hoặc nhầm lẫn. Từ đó, họ sẽ tập trung vào những điểm chính và ý tưởng bạn đang truyền đạt để đưa ra phản hồi liên quan và phù hợp.
Hơn nữa, khi trình bày nội dung rõ ràng, hấp dẫn sẽ thu hút được sự tập trung từ người nghe. Đây cũng chính là tiền đề để người nghe phản hồi tích cực đến bạn đầy đủ, chất lượng. Cùng với đó, sự rõ ràng còn cho thấy bạn là một người chuyên nghiệp và có năng lực. Giúp bạn nâng cao uy tín với mọi người. Chính điều này khuyến khích những người cung cấp phản hồi tham gia vào một cuộc trao đổi có ý nghĩa và tôn trọng.
2. Tạo môi trường giao tiếp tích cực để nhận phản hồi
Là người nói, để nhận lại những phản hồi tích cực bạn cần tạo ra một môi trường an toàn và hỗ trợ. Nghĩa là phải tạo được bầu không khí mà tại đó những người tham gia đều cảm thấy thoải mái. Đồng thời họ thấy được tôn trọng, khuyến khích bày tỏ suy nghĩ, ý tưởng, quan điểm. Ho không phải lo lắng về những lời nói ra bị xem xét, đánh giá đúng sai, tốt xấu.
Làm thế nào để tạo được một môi trường như vậy?
Trước khi đòi hỏi mọi người, một tập thể có tinh thần xây dựng, chính bản thân bạn phải là người tích cực. Bạn phải là người biết lắng nghe với sự tôn trọng và đồng cảm. Tuyệt đối không có bất kì thái độ phán xét, áp đặt hay đổ lỗi,…
Có tinh thần cởi mở, khuyến khích người khác phản hồi bằng các câu hỏi mở. Luôn chú ý tiếp thu, ghi nhận, đánh giá cao và trân trọng tất cả các phản hồi.
Đặc biệt, đối với những trường hợp cần bảo mật, hãy đảm bảo rằng bạn là một người uy tín. Xây dựng lòng tin, cam kết không chia sẻ bất kì thông tin, ý kiến cá nhân nào khi chưa có sự đồng ý.
Ví dụ:
Hãy tưởng tượng bạn đang dẫn dắt một buổi họp nhóm. Bạn muốn mọi thành viên đều có những phản hồi tích cực về đề tài chung. Đây là một vài gợi ý để có thể tạo ra một môi trường tích cực nhằm nhận phản hồi từ mọi người.
- Đầu buổi họp, bạn cần tuyên bố, cam kết rằng mọi ý kiến đóng góp đều được đánh giá cao và ghi nhận.
- Tích cực lắng nghe khi mỗi thành viên nói. Hãy giao tiếp bằng mắt, gật đầu, ghi chú những nội dung quan trọng.
- Không chỉ trình bày một chiều. Bạn nên khuyến khích các thành viên trao đổi, đặt các câu hỏi.
- Cần thể hiện thái độ cầu tiến, tinh thần tiếp thu. Đặc biệt là bày tỏ lòng biết ơn đối với sự tham gia và tất cả phản hồi từ các thành viên.
3. Chủ động tìm kiếm phản hồi
Trong bất cứ công việc gì, khi bạn chủ động sẽ tốt hơn so với bị động. Thay vì cứ chờ đợi người khác phản hồi, tại sao bạn không chủ động tìm kiếm nó?
Chủ động tìm kiếm phản hồi là một cách tiếp cận chủ động thể hiện sự háo hức học hỏi, phát triển và cải thiện của bạn.
Thứ nhất, hãy đưa ra những yêu cầu phản hồi thật cụ thể. Thông thường, chúng ta thường hỏi người nghe “Bạn có ý kiến gì không?”, “Bạn có phản hồi, đóng góp gì cho bài thuyết trình của mình không?”…
Đừng hỏi chung chung như vậy nữa, hãy hỏi trực tiếp vào điều bạn muốn nghe. Chẳng hạn, “Bạn nghĩ sao về nội dung bài thuyết trình?”, “Bạn thấy tôi nên thay đổi điều gì trong cách thuyết trình của mình để thu hút hơn?”…
Thứ hai, hãy gọi tên, chỉ điểm người mà bạn muốn họ phản hồi. Thói quen chung của người Việt là sự im lặng và ù lì, ít có ý kiến trước đám đông. Do đó, chỉ điểm là cách tốt nhất để thôi thúc người nghe phản hồi. Dù muốn, dù không, khi được gọi tên, họ sẽ nêu ra ý kiến của mình. Tôi nghĩ đây cũng là bước đầu tiên để phá vỡ tảng băng im lặng. Có thể, sau đó, sẽ có nhiều phản hồi hơn.
4. Đặt các câu hỏi cụ thể, trọng tâm
Đặt câu hỏi là cách mà bạn hướng sự chú ý và tập trung của người nghe đến vấn đề bạn cần làm rõ hoặc cần nhận phản hồi. Để đặt câu hỏi kích thích người nghe đưa ra ý kiến, bạn cần xác định mục đích tìm kiếm sự phản hồi là gì? Bạn muốn nhận phản hồi cho nội dung hay cách thức trình bày? Cụ thể vào lĩnh vực, khía cạnh nào?
Cố gắng đặt các câu hỏi mở, câu hỏi khuyến khích người trả lời đưa ra phản hồi mang tính mô tả và xây dựng suy nghĩ và quan điểm của họ. Hạn chế loại câu hỏi có/ không.
Ngoài ra, cần chú ý về từ ngữ đặt câu hỏi. Nên sử dụng từ ngữ đơn nghĩa, dễ hiểu. Trong một số trường hợp, cần giải thích, hướng dẫn người nghe hiểu trước khi đặt câu hỏi.
5. Lắng nghe – yếu tố cần để nhận phản hồi tích cực
Sẽ chẳng ai có hứng thú phản hồi với người không lắng nghe họ. Và bạn tin tôi đi, từ đó đến mãi mãi về sau, họ sẽ không bao giờ muốn phản hồi đến bạn bất cứ lần nào nữa.
Bởi bạn không lắng nghe đồng nghĩa với việc không tôn trọng và trân trọng họ.
Do đó, hãy cho người khác thấy bạn là người chuyên nghiệp, cởi mở, có tinh thần học hỏi, cầu thị… bằng cách lắng nghe.
Làm thế nào để lắng nghe hiệu quả là chủ đề tôi đã chia sẻ trên Blog của mình. Bạn có thể tìm hiểu thêm.
Lắng nghe giúp bạn hiểu quan điểm của người khác. Bằng cách tích cực lắng nghe phản hồi của họ, bạn sẽ hiểu rõ hơn về suy nghĩ, ý tưởng và kinh nghiệm. Sự hiểu biết này cho phép bạn nắm bắt toàn bộ phản hồi và phản hồi một cách thích hợp.
Chính điều này sẽ tạo nên mối quan hệ tích cực và mang tính xây dựng giữa người cung cấp phản hồi và người nhận.
6. Tránh ngắt lời, biện minh
Đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu rõ hơn cảm giác của họ. Bạn sẽ như thế nào khi đang nói mà bị ngắt lời và đưa ra những ý kiến trái chiều?
Ngắt lời và biện minh là hành động gây cản trở phản hồi và cản trở giao tiếp hiệu quả.
Hành động này làm ngắt quãng, gián đoạn dòng ý tưởng, suy nghĩ của người phản hồi. Có thể khiến họ quên hết những gì định nói. Và điều quan trọng nhất là “cụt hứng”. Chắc chắn rằng ngắt lời khiến cho bầu không khí chẳng mấy vui vẻ. Nó thể hiện sự thiếu tôn trọng từ người nghe đối với người đang phản hồi.
Do vậy, tuyệt đối tránh những hành động thiếu chuyên nghiệp này trong bất cứ cuộc giao tiếp nào. Hãy lắng nghe, ghi chú và chờ người khác nói xong, chúng ta mới lên tiếng.
8. Nhận phản hồi với lòng biết ơn
Khi người khác phản hồi đến bạn tức là họ chú ý đến những gì bạn nói. Họ đã có những suy nghĩ hoặc tìm câu trả lời cho câu hỏi của bạn. Cho dù phản hồi đúng hay sai, lời khen hay những góp ý sửa chữa,… bạn cần thể hiện sự biết ơn khi nhận phản hồi.
Cách đơn giản nhất đó là nói lời cảm ơn chân thành nhất. Hãy nói rõ bạn cảm ơn vì điều gì.
Hoặc bạn có thể thể hiện sự đánh giá cao và ghi nhận những phản hồi từ người nghe.
Hãy nhớ rằng, bày tỏ lòng biết ơn không chỉ là hành động một lần. Cũng không phải là lời nói suông chót lưỡi đầu môi. Đó là một thái độ liên tục thúc đẩy các mối quan hệ tích cực và khuyến khích những người khác tiếp tục cung cấp phản hồi trong tương lai.
Lời kết
Phản hồi và nhận phản hồi là quá trình qua lại trong giao tiếp. Ai cũng phản hồi người khác và nhận lại phản hồi từ mọi người. Do đó, cách mà bạn phản hồi ra sao chính là cách mà bạn sẽ được nhận phản hồi như vậy.
Tôi tin rằng, chúng ta gieo nhân tốt sẽ nhận lại quả tích cực.
Cho nên, giao tiếp không khó. Chỉ cần bạn chú ý một chút, tập trung một chút, đặt cái tâm của mình vào một chút.
Nếu điểm nào còn yếu thì khắc phục. Kỹ năng nào chưa tốt bạn có thể học.
Khi bạn đọc đến những dòng này, tôi thật sự trân trọng và biết ơn bạn. Tôi tin bạn thấy những điều tôi chia sẻ hữu ích đến bạn. Do vậy, tôi xin dành tặng bạn khóa học Giải phóng ngôn từ. Đây là khóa học giúp cải thiện và nâng cao kỹ năng giao tiếp qua những bài học thực chiến nhất.
Nếu có bất cứ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận ở dưới. Tôi và cộng sự sẽ phản hồi bạn trong thời gian sớm nhất. Trân trọng!
