Bạn đã thực hiện nhiều buổi thuyết trình trong thời sinh viên hay trong công ty nơi mình làm việc. Nhưng nhiều lúc bạn cảm thấy mình vẫn chưa nắm bắt hoặc truyền tải hết nội dung mà mình muốn do giới hạn về thời gian. Điều đó chứng tỏ bạn chưa quản lý thời gian hiệu quả trong quá trình trình bày.
Vậy làm thế nào để nói được nhiều hơn trong thời gian nhất định? Làm thế nào để truyền tải thông điệp đến khán giả một cách trọn vẹn nhất? Có mẹo nào để chia thời gian khi trình bày một cách tối ưu nhất hay không?
Với kinh nghiệm hơn 5 năm đứng trên nhiều sân khấu lớn với những chuyên gia thuyết trình hàng đầu thế giới như Adam Khoo hay vua bán hàng Blair Singer, TS. Lê Thẩm Dương… Và đào tạo hàng ngàn học viên trước ống kính về kĩ năng giao tiếp, thuyết trình, giải phóng ngôn từ…. Tôi sẽ chia sẻ đến bạn cách để quản lí thời gian hiệu quả nhất cho buổi thuyết trình của mình. Đây hoàn toàn là những trải nghiệm và bài học của tôi. Hi vọng sẽ hữu ích với bạn.
1. Tại sao cần quản lý thời gian hiệu quả khi thuyết trình
Bạn có biết rằng khi bạn đồng ý thuyết trình là bạn đã có cam kết ngầm với khán giả của mình. Kết quả của việc giành lấy sự chú ý của họ là bạn sẽ có một khoảng thời gian nhất định để chia sẻ những kiến thức và niềm đam mê về chủ đề của mình.
Quản lý thời gian hiệu quả khi thuyết trình là sự cộng hưởng của nhiều yếu tố như: điều chỉnh cảm xúc, các vấn đề kỹ thuật, sự xáo trộn của khán giả, thậm chí việc lật trang hoặc chuyển các trang chiếu của bản trình bày PowerPoint. Nhiệm vụ của bạn là phải tính đến tất cả các trường hợp để lên lịch trình cho hợp lý.
Hầu như các nhà hùng biện không kết thúc bài phát biểu của họ trong thời gian quy định. Điều này dẫn đến việc khán giả mất hứng thú với bài thuyết trình. Hoặc là kết thúc phần trình bày của họ trước, làm gián đoạn toàn bộ lịch trình của sự kiện, ảnh hưởng đến những màn trình diễn tiếp theo.
Bạn có trách nhiệm thực hiện đúng theo thỏa thuận đã đưa ra. Quản lý thời gian hiệu quả là bạn đã ghi lại dấu ấn đặc biệt cho khán giả và ban tổ chức. Tạo được uy tín trên thương trường là điều rất khó, nhưng khi đã thực hiện được bạn sẽ rất được trọng dụng.
2. Cách để quản lý thời gian hiệu quả khi thuyết trình
Ngày đi, tháng chạy, năm bay
Thời gian nước chảy, chẳng quay được về.
(Ngạn ngữ Nga)
Bạn không thể níu giữ được thời gian cho riêng mình, nhưng bạn có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả.
Trong thuyết trình cũng vậy, bạn cũng phải sử dụng thời gian sao cho hợp lý để thực hiện tốt phần trình bày của mình và lưu lại được ấn tượng tốt với khán giả cũng như ban tổ chức.
Để làm được điều đó bạn có thể tham khảo những cách thức sau đây:
2.1. Xác định thời gian dành cho từng phần trong buổi thuyết trình
Thời gian bạn nói sẽ khác với tổng thời gian bạn được cung cấp cho phần thuyết trình vì những lý do sau:
Một là bạn sẽ có phần tương tác trong bài thuyết trình của mình. Ban tổ chức hoặc người lập kế hoạch sự kiện sẽ xác định lượng thời gian nên dành cho phần câu hỏi, nhưng đôi khi chính bạn phải làm điều đó. Nguyên tắc là bạn nên dành 20-25% cho phần hỏi đáp. Biết trước được số lượng khán giả tham gia rất quan trọng, vì lượng khán giả càng lớn thì bạn càng cần nhiều thời gian để trả lời câu hỏi.
Hai là những yếu tố bất ngờ như có sai sót trong phần chuẩn bị, sự cố của bạn, từ ban tổ chức hoặc có thể là một nhân vật bí ẩn ghé thăm…
Vì vậy, nếu tổng thời gian của bạn là 40 phút, thì 15 phút trong số đó sẽ dành cho phần hỏi đáp và 5 phút dành cho sự cố bất ngờ.
2.2. Quản lý thời gian hiệu quả bằng cách lên lịch cho bài thuyết trình
Lịch trình cho bài thuyết trình của bạn giúp bạn hiểu nhịp độ của thông điệp tổng thể của mình. Biết được dòng chảy và tốc độ của câu chuyện kể của chính bạn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thông tin mà bạn đang cố gắng truyền tải và liệu thông tin đó có ý nghĩa với khán giả của bạn hay không.
Sau khi phân chia thành các phần cơ bản thì điều cần thiết là phải lựa chọn thời gian cho từng nội dung. Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho khán giả cảm giác bài thuyết trình ngắn gọn và tăng mức độ tập trung.
Ví dụ: bạn sẽ có phần thuyết trình vào lúc 14h và thời gian được cung cấp là 1h. Lịch trình mà bạn có thể tham khảo:
- 14h – Giới thiệu
- 14h05′ – phần 1
- 14h15′ – phần 2
- 14h25′ – phần 3
- 14h35′ – kết thúc
- 14h40′ – ngừng nói và bắt đầu hỏi đáp
5′ còn lại là dành cho những tình huống bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình phát biểu của bạn.
Sau khi đã có sẵn lịch trình bạn nên luyện tập để có sự chuẩn bị cho chu đáo. Nó sẽ tạo tiền đề giúp cho bài thuyết trình của bạn được thành công.
2.3. Biết những vấn đề cần chỉnh sửa
Bạn đã có sự chuẩn bị chu đáo cho bài thuyết trình, luyện tập rất nhiều lần. Nhưng không có cái gì là hoàn hảo, dù bất cứ tình huống nào cũng có những sự cố bất ngờ xảy ra. Vì vậy bạn phải luôn sẵn sàng chỉnh sửa nội dung, phần trình bày của mình sao cho hợp lý.
a. Phần nội dung: bạn nên tập trung vào những điểm chính và có thể lược bỏ những phần ít liên quan hoặc trình bày chúng một cách tóm tắt. Bất cứ phương án nào phù hợp bạn hãy sử dụng nó.
b. Phần trình bày: trong nhiều trường hợp do có những tình huống bất ngờ xảy ra cần phải kéo dài hoặc rút ngắn thời gian. Bạn có thể sử dụng những cách thức sau để giải quyết:
Kéo dài phần thuyết trình bằng cách kể chuyện, đặt thêm câu hỏi, ôn lại phần nội dung đã trình bày cùng khán giả, chơi trò chơi…
Để rút ngắn phần thuyết trình bạn có thể loại bỏ bớt các hoạt động ít quan trọng, tập trung vào những điểm chính của bài trình bày. Hoặc là xin phương thức liên hệ để gửi lại nội dung liên quan sau thời gian trên.
2.4. Thời gian dành cho câu hỏi
Bạn cần chuẩn bị, dự trù các câu hỏi, tình huống có thể xảy ra khi thuyết trình. Sự chuẩn bị giúp bạn có kiến thức vững chắc, có tâm thế tự tin.
Thường phần câu hỏi sẽ được thực hiện ở cuối bài thuyết trình. Bạn có thể dành ra 15′ để làm điều đó. Tuy nhiên bạn cũng cần tính đến trường hợp trong lúc trình bày có những câu hỏi bạn thực hiện để tương tác với khán giả hoặc để làm thay đổi không khí hội nghị. Tất cả các câu hỏi đó nên được tính vào khung thời gian được cung cấp.
2.5. Điều chỉnh tốc độ nói
Những người không quen nói trước đám đông thường nói hơi quá nhanh hoặc quá chậm do lo lắng. Điều này không chỉ gây khó khăn trong việc hiểu nội dung mà còn làm rối loạn việc quản lý thời gian của bạn.
Cố gắng làm chậm hoặc tăng tốc độ nói của bạn cho phù hợp. Nhưng hãy thực hiện một cách từ từ. Vì nếu thay đổi một cách đột ngột sẽ khiến khán giả không kịp thích nghi và ảnh hưởng đến chất lượng bài thuyết trình của bạn.
2.6. Luyện tập với công cụ hỗ trợ sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn
Bất cứ ai cũng phải luyện tập trước phần kịch bản dù ít hay nhiều. Vì nó sẽ đem đến cho ta sự tự tin, vững vàng trong mọi tình huống.
Việc quản lý thời gian cũng vậy, bạn diễn tập càng nhiều thì bạn sẽ biết phần nào nên nói thêm vào, phần nào có thể lược bỏ. Bạn sẽ căn chỉnh thời gian của mình sao cho hợp lý.
Các công cụ mà bạn có thể sử dụng để kiểm soát thời gian hiệu quả:
Đồng hồ bấm giờ là một công cụ hữu ích cho việc này. Bạn có thể kẹp vào thắt lưng, đeo ở cổ tay, bên dưới áo… Khi đến giờ hẹn, máy sẽ tự động rung và bạn biết mình phải làm gì tiếp theo.
Đồng hồ đếm ngược được đặt ở hàng ghế đầu của khán giả (hoặc nơi nào đó bạn có thể nhìn thấy rõ ràng). Bằng cách đó, bạn luôn có thể biết mình còn bao lâu và bạn sẽ không bị bất ngờ.
2.7. Hãy bắt đầu đúng giờ
Một lưu ý quan trọng đó là bạn phải đúng giờ. Trong chúng ta ai cũng chỉ có 24 giờ mỗi ngày để sống, làm việc, nghỉ ngơi. Ai biết sử dụng quỹ thời gian hiệu quả thì người ấy sẽ thành công. Giữ đúng giờ là việc nhỏ, nhưng việc nhỏ chúng ta không thực hiện nghiêm túc thì việc lớn cũng sẽ khó thành.
Các bài thuyết trình thường trễ giờ là do phải chờ đợi những người đến muộn. Bạn lo rằng những người đến sau có thể bỏ lỡ thông điệp quan trọng mà bạn muốn thể hiện trong bài thuyết trình của mình. Bạn có thể sử dụng mẹo nhỏ đó là: “đừng bắt đầu với thông điệp chính của bạn”. Mà hãy thu hút khán giả bằng một câu chuyện hấp dẫn có liên quan giúp những người đến sau có cơ hội ổn định trước khi bạn tiếp cận thông điệp chính của mình.
3. Tổng kết nội dung quản lý thời gian hiệu quả khi thuyết trình
Quản lý thời gian hiệu quả khi thuyết trình là một kỹ năng chuyên nghiệp quan trọng cần phát triển. Một bài thuyết trình quá dài sẽ làm cho khán giả xao nhãng, chán ngán. Ngược lại một bài trình bày quá ngắn sẽ không thể truyền tải hết thông tin, đôi lúc còn làm cho người nghe hụt hẫng.
Hãy sử dụng những cách thức như tôi vừa trình bày ở trên và luyện tập thường xuyên. Làm được như vậy, bạn sẽ thấy rằng việc kiểm soát thời gian trong thuyết trình của mình được cải thiện rất nhiều.
Hãy giữ đúng thời gian trong bài thuyết trình tiếp theo của bạn. Trước mắt nó sẽ giúp bạn hoàn thành những mục tiêu chính. Và tiếp theo là những mục tiêu lớn hơn như là trở thành diễn giả, nhà thuyết trình tài ba.
Nếu bạn có bất kỳ mẹo nào khác hãy chia sẻ với tôi trong phần bình luận.
Ngoài ra, bạn cũng cần tham khảo thêm nhiều nguồn, nhiều cách để có được một quỹ thời gian thuyết trình hợp lí.
Hiện tại, tôi đang có chương trình tặng sách tri ân độc giả cũng như mong muốn gieo được nhiều hạt giống có ích cho đời. Bạn có thể đăng kí nhận sách tại đây.
