Với nhiều năm đào tạo về giao tiếp và thuyết trình cho hàng ngàn học viên, tôi luôn nhận được những băn khoăn rằng làm sao có thể xử lí câu hỏi của khán giả trong phần thuyết trình khéo léo và tốt nhất. Thực sự đây không phải là vấn đề của học viên tôi mà là vấn đề chung trong hầu hết chúng ta. Thực tế, có rất nhiều người không ngại thuyết trình, đứng trên sân khấu trình bày nội dung đã chuẩn bị trôi chảy nhưng lại lo sợ khi “bị” đặt câu hỏi. Hiểu và trăn trở về điều đó, tôi đã dành thời gian để viết bài này chia sẻ về những cách xử lí các câu hỏi khi thuyết trình sao cho hiệu quả. Mong rằng giúp ích cho bạn.
1. Có cần thiết phải có phần hỏi – đáp trong thuyết trình?
Có nhiều bạn nói với tôi rằng, chỉ cần chuẩn bị bài thuyết trình thật tốt. Từ phần nội dung đến hình ảnh trình chiếu, đạo cụ… Còn phần câu hỏi bổ sung có cũng được, không có cũng không sao.
Tuy nhiên, tôi không đồng ý với ý kiến này. Bạn biết vì sao không? Dù bài thuyết trình của bạn tốt đến đâu nhưng với người nghe vẫn có nhiều vấn đề họ muốn hiểu sâu hơn, hoặc thậm chí là rộng hơn nội dung bạn có.
Các câu hỏi của khán giả không chỉ ở phần cuối bài nói mà nó còn có thể xuất hiện trong bài thuyết trình. Có phần hỏi đáp giữa người nói và người nghe sẽ tăng sự tương tác, làm cho phần trình bày của bạn thêm lôi cuốn, đồng thời giúp làm sáng tỏ vấn đề thuyết trình tận gốc rễ, thỏa mãn người nghe.
Khán giả có câu hỏi muốn hỏi người thuyết trình chứng tỏ người ta quan tâm, có hứng thú tới nội dung mà bạn đang trình bày. Trả lời các câu hỏi của khán giả có thể cải thiện bài thuyết trình của bạn và khiến bạn trông đáng tin cậy hơn.
Ngược lại, một phần hỏi đáp được xử lí kém có thể làm hỏng nỗ lực của bạn và làm hỏng bài thuyết trình.
Vậy phải làm thế nào để xử lí các câu hỏi khi thuyết trình một cách khéo léo và hiệu quả? Nội dung tiếp theo sẽ bật mí câu trả lời cho bạn.
2. Cách xử lí câu hỏi khi thuyết trình
a. Chuẩn bị danh sách câu hỏi và câu trả lời để xử lí câu hỏi khi thuyết trình
Đây là điều tôi luôn nhắc đi nhắc lại đối với học viên của mình. Hãy chuẩn bị kĩ.
Bất kể bạn làm điều gì chứ không phải chỉ có chuẩn bị, dự trù các câu hỏi, tình huống có thể xảy ra khi thuyết trình. Sự chuẩn bị giúp bạn có kiến thức vững chắc, có tâm thế tự tin.
Mỗi lần có bài thuyết trình là bạn lại cảm thấy lo sợ. Nỗi lo sợ vô hình rằng phần thuyết trình của mình không được như ý muốn, và sợ nhất có lẽ là phần hỏi đáp được diễn ra ngay sau đó.
Chuyện đó là hết sức bình thường, hầu hết mọi người đều giống nhau. Vì vậy hãy dành thời gian suy nghĩ và chuẩn bị thật kỹ để không phải lo lắng cho phần này.
Hãy suy nghĩ về bài thuyết trình của bạn và cố gắng đoán trước những câu hỏi bạn có thể nhận được, đồng thời chuẩn bị câu trả lời.
Nếu là lần đầu thuyết trình và không nghĩ ra câu hỏi nào, bạn có thể nhờ đồng nghiệp hoặc bạn bè giúp đỡ hoặc tìm kiếm nhanh trên internet.
Chuẩn bị những câu hỏi ngoài dự liệu
Ngoài những nội dung có sẵn thì bạn cũng nên chuẩn bị những câu hỏi nằm ngoài dự liệu. Trong nhiều trường hợp, phần kiến thức bạn trình bày không đủ bao quát toàn bộ nội dung, nhưng khán giả vẫn muốn biết thêm. Soạn thảo câu trả lời của bạn để yên tâm. Có thể nó sẽ không bao giờ xuất hiện, nhưng bạn sẽ cảm thấy bớt lo lắng hơn.
Nếu có một chủ đề nhạy cảm mà bạn biết mọi người sẽ hỏi, hãy giải quyết nó ngay từ đầu bài thuyết trình của bạn. Nó sẽ cho thấy rằng bạn không che giấu điều gì và giúp mọi người tập trung vào phần còn lại của bài thuyết trình của bạn dễ dàng hơn.
Ngoài việc chuẩn bị các câu hỏi và câu trả lời để dễ dàng xử lí câu hỏi khi thuyết trình từ khán giả, bạn nên chuẩn bị tốt nội dung bài trình bày của mình. Để biết cụ thể cần làm trước những điều gì, bạn có thể đọc thêm bài viết 4 điều cần làm để chuẩn bị cho một bài thuyết trình hiệu quả.
b. Đặt ra một số quy tắc cơ bản để dễ dàng xử lý câu hỏi khi thuyết trình
Khi bắt đầu bài thuyết trình của mình, bạn nên nói rõ liệu bạn có muốn giải quyết các câu hỏi hay không và khi nào.
Tùy thuộc vào bản trình bày, quy mô khán giả và sở thích của bạn, bạn có thể chọn xử lí các câu hỏi của khán giả vào những thời điểm khác nhau:
Bất cứ lúc nào trong khi thuyết trình
Trong lúc thuyết trình bạn có thể yêu cầu khán giả giơ tay để trả lời những câu hỏi liên quan. Việc này vừa làm tăng tính tương tác cho phần trình bày vừa để khán giả có cái nhìn sâu hơn về nội dung mà bạn đang diễn đạt.
Tùy vào từng thời điểm cụ thể mà đưa ra thời gian hỏi đáp phù hợp
Bạn căn thời gian phần thuyết trình của mình, nhóm nội dung lại thành từng chủ đề nhỏ và đưa ra phần hỏi đáp để tổng kết nội dung cho từng phần nhỏ đó.
Sau khi kết thúc bài thuyết trình
Bạn trả lời tất cả các câu hỏi ở cuối bài thuyết trình của mình. Đây là phương thức hay được sử dụng ở phần thuyết trình của hầu hết mọi người. Vừa để ôn lại kiến thức vừa để giải đáp thắc mắc cho khán giả.
Nếu bạn đang trình bày một chủ đề nhạy cảm, khán giả của bạn không thể hỏi trực tiếp. Bạn hãy xem xét trường hợp có thể gửi câu hỏi ẩn danh được hay không, và báo cho khán giả biết. Ví dụ: viết câu hỏi vào giấy nhưng giấu tên, gửi câu hỏi qua địa chỉ email…
Nếu bạn đang trả lời các câu hỏi ở cuối bài thuyết trình của mình, đừng biến nó thành phần cuối cùng. Bạn cần giữ 1 – 2 phút ở cuối phần nhận xét để kết thúc. Sử dụng chúng để tóm tắt các thông điệp chính của bạn và lặp lại lời kêu gọi hành động. Khán giả của bạn sẽ nhớ tốt nhất phần đầu và phần cuối bài thuyết trình, vì vậy hãy kiểm soát những phần này và không để một câu hỏi không thú vị hoặc tiêu cực đánh cắp sự tập trung.
Đây là cách xử lí câu hỏi khi thuyết trình rõ ràng, dứt khoát nhưng rất khéo léo.
c. Quản lý câu hỏi
Quy mô và lượng khán giả của mỗi buổi thuyết trình là không giống nhau. Với những buổi thuyết trình có số lượng khách mời ít, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kiểm soát phần câu hỏi. Nhưng đối với những buổi có số lượng khán giả lớn thì cần phải có kế hoạch cho riêng mình. Người này hỏi, người kia hỏi, nghe được câu này bạn quên câu kia. Như vậy thật không chuyên nghiệp chút nào phải không?
Tôi sẽ nêu ra một vài điều bạn có thể làm để tối đa hóa giá trị của phần hỏi đáp từ đó giúp xử lí câu hỏi tốt hơn.
Lắng nghe cẩn thận câu hỏi
Không ngắt lời hoặc để bất kỳ ai khác ngắt lời người đặt câu hỏi. Nếu bạn không chắc mình đã hiểu chính xác câu hỏi, hãy yêu cầu làm rõ. Bạn có thể khuyến khích người đó đứng lên để toàn bộ khán giả có thể nghe thấy câu hỏi.
Nếu bạn thấy câu hỏi hay và thú vị, đừng quên dành lời khen cho điều đó. Nếu bạn không thích câu hỏi, hãy cố gắng không thể hiện nó, không tấn công người đó và cũng không đưa ra bất kỳ nhận xét tiêu cực nào.
Bạn hãy lặp lại câu hỏi theo ngôn ngữ của riêng mình để đảm bảo rằng mình đã hiểu đúng trọng tâm câu hỏi.
Khi bạn đã nghe câu hỏi, bạn không cần phải vội vàng với câu trả lời của mình. Bạn có thể tạm dừng vài giây để suy ngẫm và để bản thân có thời gian đánh giá câu hỏi và người đặt câu hỏi.
Khi bạn trả lời câu hỏi, hãy đảm bảo rằng bạn đang giao tiếp bằng mắt với khán giả, và hơn hết là với người hỏi. Như vậy người hỏi sẽ cảm thấy mình được tôn trọng, và câu hỏi của mình mang lại giá trị cho tất cả mọi người.
Kiểm tra xem câu trả lời của bạn đã được hiểu rõ và bạn đã trả lời tốt cho câu hỏi chưa. Bạn có thể làm như vậy khi nhìn vào ngôn ngữ cơ thể của người hỏi hoặc hỏi lại họ.
d. Thời điểm và lựa chọn cách trả lời để xử lí câu hỏi khi thuyết trình hiệu quả
Không phải bất cứ câu hỏi nào đưa ra bạn đều phải trả lời ngay. Cũng không phải câu hỏi nào bạn cũng là người trả lời.
Bởi vì nhiều lí do khác nhau. Có thể do bạn chưa nghĩ ra câu trả lời; câu hỏi nhạy cảm, gây cảm giác tiêu cực, thời gian không cho phép; và rất nhiều vấn đề khác. Đó là lí do bạn nên khôn khéo lựa chọn thời điểm và cách trả lời câu hỏi.
Bạn yên tâm, chẳng ai trách móc bạn vì điều này cả, vì bạn là người làm chủ sân khấu và bài thuyết trình của mình. Chỉ cần bạn khéo léo sẽ hài lòng được hầu hết khán giả.
Sau đây là một vài gợi ý của tôi về các thời điểm và cách trả lời sao cho xử lí câu hỏi khi thuyết trình hiệu quả, hợp lí nhất.
Trả lời ngay
Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ nhận được những câu hỏi thú vị và phù hợp về bài thuyết trình của mình và sẽ muốn trả lời chúng. Như vậy thì quá tuyệt phải không?
Nếu có thể, hãy cố gắng kết hợp một số thông điệp chính của bài thuyết trình và lời kêu gọi hành động vào câu trả lời của bạn.
Tham khảo diễn giả hoặc tài liệu khác
Nếu bạn đang nói chuyện với một khán giả có nhiều thông tin, chẳng hạn như một nhóm chuyên nghiệp và câu hỏi khá chung chung mà bạn không biết câu trả lời, hãy cân nhắc hỏi cả phòng xem có ai khác muốn trả lời không. Có thể có chuyên gia về chủ đề bạn trình bày đang ngồi ở đó, người sẽ rất vui được chia sẻ kiến thức chuyên môn của họ với tất cả các bạn.
Trả lời sau
Nếu bạn chưa sẵn sàng để trả lời câu hỏi do cần nghiên cứu thêm nội dung và nó không phù hợp với đa số người nghe thì hãy báo lại. Chỉ cần đảm bảo ghi lại câu hỏi và thông báo cho người đó cách bạn sẽ trả lời hoặc nơi họ có thể liên hệ với bạn.
Từ chối trả lời
Với những câu hỏi nằm ngoài phạm vi cho phép và không liên quan đến chủ đề của bài thuyết trình bạn có quyền từ chối. Nhưng phải chắc chắn rằng bạn hiểu rõ câu hỏi để không phải bỏ lỡ bất cứ phần tương tác nào của khán giả.
3. Tổng kết nội dung: cách xử lí câu hỏi khi thuyết trình
Điều cuối cùng tôi muốn nói với bạn ở phần này là: bạn hãy cảm ơn khán giả vì những câu hỏi mà họ đã mang đến cho bạn. Họ là người mong muốn có được kiến thức khi đến với buổi thuyết trình nhưng cũng nhờ họ mà phần trình bày của bạn được thành công. Bạn mang đến giá trị cho khán giả và họ trao lại sự tin tưởng cho bạn.
Đừng để nỗi sợ thuyết trình hay phần xử lí câu hỏi đánh gục bạn. Bạn có sự chuẩn bị tốt cho mọi thứ từ kịch bản, nội dung, câu hỏi và cả những tình huống bất ngờ xảy ra.
Hãy vượt qua sự tự ti trong bản thân mình, thử thách với những cơ hội mới. Bạn sẽ không biết rằng mình có thể làm được điều gì nếu bạn không làm. Vậy nên hãy tự tin lên nhé! Tôi luôn luôn ủng hộ bạn.
Nếu bạn cần tư vấn riêng về những vấn đề bản thân gặp phải, có thể bình luận ở phía dưới hoặc đặt lịch phỏng vấn tại đây. Tôi sẽ hồi đáp bạn trong thời gian sớm nhất. Rất vui được đồng hành cùng bạn.
