Nếu ví một bài trình bày thành công là dòng sông thì có thể coi các phương tiện hỗ trợ thuyết trình như những con thuyền. Thuyền không thể thay đổi được dòng chảy và vẻ đẹp tuyệt mĩ của con sông. Nhưng nó lại góp phần tô điểm và làm cho dòng sông ấy trở nên đầy sức sống và mang hơi thở của cuộc đời.
Một bài thuyết trình để lại nhiều giá trị và ấn tượng cho khán giả một phần là nhờ vào chính bản thân người nói. Phần còn lại là nhờ sử dụng các phương tiện hỗ trợ một cách hợp lí, sáng tạo.
Chính vì tầm quan trọng của các phương tiện hỗ trợ thuyết trình. Cũng như thực tế nhiều năm làm và đào tạo về giao tiếp, thuyết trình. Tôi đã gặp rất nhiều trường hợp sử dụng chưa đúng hoặc chưa phát huy hết tác dụng của các phương tiện ấy. Do vậy, tôi dành riêng một bài viết để giới thiệu và hướng dẫn về các phương tiện hỗ trợ thuyết trình cũng như nguyên tắc sử dụng chúng.
Mong rằng với những chia sẻ từ chính trải nghiệm của tôi sẽ giúp bạn có một bài thuyết trình thành công và cuốn hút.
1. Vì sao phải sử dụng các phương tiện hỗ trợ thuyết trình?
Các phương tiện hỗ trợ trực quan bao gồm nhiều loại vật phẩm, tài liệu phát tay, trang trình bày, hình ảnh chuyển động, áp phích, mô hình, đồ vật…
Trong quá trình thuyết trình, tôi thường xuyên sử dụng các phương tiện hỗ trợ bởi nó nâng cao hiệu quả và giúp truyền đạt thông điệp của tôi đến khán giả nhiều hơn. Sau đây là những lợi ích tuyệt vời của phương tiện hỗ trợ mà tôi nhận thấy trong nhiều năm làm nghề:
a/ Giúp thu hút khán giả
Nếu chỉ có những lời nói dù có lên xuống, trầm bổng thì vẫn đơn điệu. Các phương tiện hỗ trợ thuyết trình phá vỡ sự đơn điệu đó, thu hút ánh nhìn và sự tập trung.
Thực tế trải nghiệm của tôi cho thấy, khán giả dễ dàng bị thu hút bởi hình ảnh, video, đoạn âm thanh …. hơn là lời nói.
b/ Làm rõ những thông tin phức tạp
Nếu bạn chỉ trình bày bằng lời nói những thông tin phức tạp, khó hiểu khán giả sẽ rất khó hình dung. Thay vào đó, tôi sử dụng thêm vài hình ảnh minh họa, các biểu đồ, bản đồ…. Chắc chắn mọi chuyện trở nên dễ dàng hơn. Khán giả tiếp thu nhanh chóng và hiểu những gì tôi đang nói. Từ đó truyền tải tốt hơn thông điệp của tôi.
Ví dụ: Trong phần báo cáo cuối năm, số liệu rất nhiều. Nếu chỉ sử dụng lời nói làm sao bạn có thể trình bày được hết những con số, sự tăng, giảm của doanh thu. Phương tiện hỗ trợ thuyết trình sẽ có ích trong trường hợp này. Đó là thông qua việc sử dụng các biểu đồ và đồ thị, bức tranh toàn cảnh sẽ hiện ra.
c/ Độ tin cậy được nâng cao
“Trăm nghe không bằng một thấy”, “trăm thấy không bằng một sờ”. Dù lời nói của bạn có hay, thông tin của bạn đưa ra có nhiều, có đúng thì cũng chưa chắc khiến khán giả tin tưởng. Nhưng với việc cung cấp các con số thông qua bảng biểu, đưa ra những hình ảnh hay các video, chắc chắn khán giả sẽ gật đầu đồng ý.
d/ Nhấn mạnh các điểm chính, cần ghi nhớ
Bạn sẽ in đậm, phóng to, tô màu đỏ những điều cần chú ý, những từ cần nhớ khi sử dụng PowerPoint, tài liệu phát tay, bảng trắng,…. làm nổi bật những thông điệp bạn muốn khán giả lưu ý.
Đánh vào các giác quan như thị giác, xúc giác, khứu giác…., là cách làm để lại ấn tượng cho người tham dự. Và các phương tiện hỗ trợ giúp bạn làm tốt những điều này.
Chắc chắn rằng, dù cho bạn sử dụng phương tiện hỗ trợ nào, hay công cụ ấy có tốt, có hay đến như thế nào đi nữa cũng không thể thay thế cho những lời nói của bạn.
Nên nhớ phương tiện hỗ trợ, chỉ là để hỗ trợ, không phải là phần chính trong bài thuyết trình của bạn. Sử dụng đúng thì mới phát huy tác dụng. Nếu lạm dụng, rõ ràng bài thuyết trình của bạn trở thành một buổi giới thiệu các phương tiện.
2. Nguyên tắc sử dụng các phương tiện hỗ trợ thuyết trình
Phương tiện hỗ trợ là công cụ giúp đỡ hữu ích cho bất cứ diễn giả nào. Nhưng nếu sử dụng sai cách sẽ dẫn đến những hậu quả đáng tiếc.
Nếu các phương tiện hỗ trợ trực quan của bạn không phù hợp với bài phát biểu hoặc sử dụng không hiệu quả, có thể gây bất lợi cho bài phát biểu của bạn. Bất cứ điều gì làm khán giả mất tập trung khỏi phần trình bày sẽ dẫn đến việc bạn không thể truyền tải thông điệp của mình.
Để phát huy hết tác dụng khi sử dụng các phương tiện hỗ trợ thuyết trình, bạn cần tuân theo những nguyên tắc sau:
a/ Đúng thời điểm – Nguyên tắc đầu tiên khi sử dụng phương tiện hỗ trợ thuyết trình
Để thực hiện tốt nguyên tắc đúng thời điểm, bạn cần nghiên cứu kĩ nội dung chủ đề, chuẩn bị tốt bài thuyết trình. Cần suy nghĩ nên sử dụng các phương tiện hỗ trợ thời điểm nào là phù hợp. Thời điểm nào để khán giả nắm bắt được nội dung mà tiết kiệm thời gian.
Ví dụ:
Phát tờ rơi khi bắt đầu bài nói chuyện sẽ mất thời gian. Hơn nữa khán giả có thể bắt đầu đọc những tờ rơi này hơn là lắng nghe diễn giả nói gì.
Tuy nhiên, nếu bài thuyết trình của bạn chứa các đồ thị hoặc biểu đồ phức tạp, khán giả sẽ đánh giá cao việc nhận tài liệu phát tay trước khi bài thuyết trình bắt đầu. Bởi vì họ có thể thấy việc xem chúng trên giấy dễ dàng hơn trên màn hình chiếu.
Ngoài ra, khán giả sẽ đánh giá cao việc có thể ghi chú trên tài liệu in sẵn mà bạn phát đến họ trong buổi thuyết trình.
Thời điểm đưa vào các hình ảnh hoặc video cũng cần được cân nhắc, sao cho mục đích thuyết trình của bạn đạt được tối ưu nhất.
b/ Phù hợp, hài hòa
Sự phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc sử dụng các phương tiện hỗ trợ khi thuyết trình. Việc lựa chọn phương tiện nào, hay hình thức nào của phương tiện ấy cũng cần phải phù hợp với nội dung trình bày.
Sự phù hợp ở đây còn phù thuộc vào hoàn cảnh, đối tượng bạn thuyết trình. Nếu trình bày trước một hội đồng thẩm định, một buổi báo cáo luận văn, luận án bạn nên lựa chọn hình ảnh nghiêm túc, chỉnh chu. Nếu nói trước khán giả là những bạn trẻ, những mô hình, phương tiện trực quan hay hình ảnh, video nên có sự trẻ trung, năng động. Nếu một buổi báo cáo dự án, mô hình kinh doanh, giới thiệu sản phẩm cần đưa ra các phương tiện hỗ trợ bài thuyết trình chuyên nghiệp, uy tín…..
Bạn thường sử dụng biểu đồ, đồ thị để thuyết trình nhưng bạn có biết sự khác nhau giữa chúng. Ví dụ như: biểu đồ tròn là để vẽ các biểu đồ liên quan đến cơ cấu, tỷ lệ các thành phần trong một tổng thể chung. Biểu đồ đường để thể hiện tiến trình phát triển, động thái phát triển của một đối tượng hay một nhóm đối tượng nào đó qua thời gian…
Sự phù hợp còn là phù hợp về kích thước, cỡ chữ, phông chữ, màu sắc,…. Tất cả phải đảm bảo rằng ngay cả khán giả ở cuối khán phòng cũng có thể quan sát được.
Nếu có sự kết hợp của nhiều phương tiện, bạn cần phân phối và cân đối sao cho hài hòa.
c/ Sáng tạo
Phần trình bày của bạn sẽ hấp dẫn nếu có sự sáng tạo. Cứ chăm chăm đi theo khuôn mẫu sẽ gây nhàm chán cho người nghe. Nếu bạn không sử dụng thành thạo phần hỗ trợ hãy thuê người thiết kế riêng cho bạn.
d/ Đơn giản – Nguyên tắc cần nhớ khi dùng phương tiện hỗ trợ thuyết trình
Nguyên tắc này nhằm giữ cho bạn không quá sa đà vào việc sử dụng các phương tiện hỗ trợ. Dù bạn sử dụng phương tiện gì, hãy cố gắng làm cho nó đơn giản. Từ màu sắc, phông chữ, thiết kế đến hình ảnh hay các bảng biểu, sơ đồ….
Đừng dài dòng và ghi chú quá nhiều chữ và các con số. Rõ ràng, ngắn gọn và tập trung vào ý chính, các điều cần nhớ, các thông điệp cần truyền tải.
Để hiểu rõ hơn về nguyên tắc đơn giản và các nguyên tắc khác khi thuyết trình, bạn có thể đọc bài viết 5 nguyên tắc vàng để bài thuyết trình hiệu quả
e/ Không phụ thuộc vào các phương tiện hỗ trợ
Mặc dù các phương tiện hỗ trợ mang lại rất nhiều lợi ích nhưng không phải vì vậy mà bạn phụ thuộc vào nó. Hãy để bạn là nhân vật chính, là trung tâm của buổi thuyết trình chứ không phải là các phương tiện ấy.
Dù sử dụng công cụ trực quan nhưng mấu chốt vẫn là lời nói của bạn. Do vậy, hãy truyền tải thông điệp đến khán giả một cách mạnh mẽ va thu hút bằng chính ngôn từ của mình.
3. Một số phương tiện hỗ trợ thuyết trình
a/ PowerPoint
Microsoft PowerPoint được sử dụng rộng rãi cho các bài thuyết trình vì dễ dàng tạo các bài thuyết trình hấp dẫn và chuyên nghiệp cũng như việc sửa đổi và sắp xếp lại nội dung đơn giản so với các công cụ hỗ trợ trực quan khác.
Tuy nhiên có một số lưu ý mà bạn nên cân nhắc khi thiết kế powerpoint:
Chỉ nên sử dụng một phong chữ, nếu sử dụng nhiều sẽ rối mắt người nhìn. Bạn có thể tăng hoặc giảm size để phù hợp với phần nội dung mà bạn trình bày.
Màu của phông chữ phải tương phản tốt với nền, xem xét ánh sáng khi chọn bảng màu của bạn. Nếu căn phòng sẽ được thắp sáng trong khi trình bày, hãy sử dụng phông chữ màu đen hoặc màu khác có độ tương phản cao trên nền trắng hoặc sáng màu. Nếu phòng thuyết trình tối, thì văn bản sáng hoặc trắng trên nền tối có thể hiển thị rõ hơn.
Sử dụng màu sắc nhưng đừng lạm dụng nó, chỉ nên sử dụng màu sắc liên quan đến nội dung, nếu sử dụng nhiều sẽ gây rối tầm nhìn và gây ra sự nhàm chán cho khán giả.
Tránh đưa quá nhiều văn bản vào một slide.
Mỗi slide chỉ nên có một điểm chính, nó sẽ làm điểm nhấn cho phần trình bày của bạn.
Bạn có thể tham khảo cách thiết kế Slide thuyết trình qua bài viết: 8 lời khuyên về thiết kế slide để tạo ra một bài thuyết trình mạnh mẽ, thu hút
b/ Bảng trắng
Bảng trắng rất phù hợp để cung cấp thêm các giải thích, chẳng hạn như hiển thị thứ tự của một quy trình, tạo sơ đồ hoặc giải thích các từ hoặc cụm từ phức tạp. Chúng thường được sử dụng để hiển thị các tiêu đề và viết ra các gợi ý cho khán giả. Bảng trắng cũng là cách lý tưởng để hiển thị thông tin quan trọng trong toàn bộ thời lượng của bài thuyết trình
c/ Tài liệu phát tay
Tài liệu phát tay là giấy tờ có chứa thông tin chính từ bài thuyết trình của bạn hoặc chúng có thể cung cấp thêm thông tin bổ sung cho phần trình bày của bạn. Ví dụ như: trong một buổi nói chuyện về chủ đề tuyển sinh đại học, bạn có thể phát tờ rơi có chỉ mẹo ôn tập, những tip nhỏ khi đi thi cho các bạn học sinh hay là những lưu ý cần thiết khi bắt đầu là sinh viên chẳng hạn.
d/ Đoạn ghi hình
Các video clip, chẳng hạn như những video bạn có thể tìm thấy trên YouTube, cũng có thể là phương tiện hỗ trợ khi thuyết trình đem lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, giống như tài liệu phát tay, có một mối lo ngại: bạn muốn khán giả xem video nhiều hơn hay là muốn họ tập trung vào phần trình bày của bạn. Tất nhiên vế sau là câu trả lời của bạn. Vậy để ngăn chặn việc sao nhãng khi sử dụng video thì bạn chỉ nên sử dụng những clip ngắn và trình chiếu trong một khoảng thời gian nhất định.
Video đặc biệt tốt cho mục đích đào tạo. Nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng video có mục đích chứ không chỉ vì bạn có thể. Bạn không thể chiếu video hoạt hình trong buổi họp tổng kết cuối năm, hay là những câu chuyện cười khi đang trình bày về vấn đề tâm linh nào đó. Vì thế hãy sử dụng nó đúng nơi, đúng chỗ.
e/ Bảng lật
Bảng lật được sử dụng rộng rãi và nó là giải pháp tuyệt vời để ghi lại, truyền đạt thông tin khi bạn nói nếu bạn có chi phí và công nghệ thấp.
f/ Áp phích
Áp phích là dạng ấn phẩm với kích thước tương đối lớn chứa thông tin, mang tính thẩm mỹ cao. Nó được thiết kế bằng các phương pháp tạo hình chuyên biệt nhằm mang đến sản phẩm đẹp. Từ đó truyền đạt thông tin đến người xem về sự kiện, sản phẩm hoặc vấn đề nào đó.
g/ Sản phẩm, đồ vật hoặc đồ tạo tác, mô hình
Các phương tiện hỗ trợ trực quan này có thể là công cụ hữu ích để tạo ra tác động hoặc thậm chí để làm cho một chủ đề nhàm chán trở nên thú vị hơn.
Khán giả sẽ bị phân tâm hơn vào những gì bạn đang nói khi họ đang nhìn vào đối tượng, vì vậy hãy giấu nó đi cho đến thời điểm thích hợp và cung cấp thông tin cơ bản trước khi tiết lộ nó.
4. Tổng kết nội dung về phương tiện hỗ trợ khi thuyết trình
Phần thuyết trình của bạn có tạo được dấu ấn cho khán giả hay không? Một phần là nhờ vào kỹ năng của người trình bày, phần còn lại là nhờ vào sự hỗ trợ của các trang thiết bị và phương tiện hỗ trợ trực quan.
Trở nên thành thạo trong việc sử dụng các phương tiện trực quan cần có thời gian và thực hành. Bạn càng luyện tập nhiều trước khi phát biểu, bạn sẽ càng cảm thấy thoải mái hơn trong việc minh họa thông điệp.
Tuy nhiên, bạn chỉ nên tham khảo các phương tiện trực quan chứ không phải phụ thuộc vào chúng. Vì như vậy sẽ khiến cho việc truyền tải kiến thức bị nhàm chán và không gây được hiệu ứng đối với khán giả.
Hãy sử dụng các phương tiện hỗ trợ trực quan một cách khéo léo và bạn sẽ tạo nên phần thuyết trình tuyệt vời. Chúc bạn thành công!
Để cải thiện kĩ năng thuyết trình của bản thân, bạn có thể tham gia ngay vào cộng đồng của tôi – những người yêu thích thuyết trình, đam mê nói chuyện trước đám đông. Hoặc tham gia ngay lớp học về thuyết trình và giao tiếp MIỄN PHÍ. Bạn sẽ thấy những thay đổi tuyệt vời về khả năng giao tiếp của bản thân. Rất vui chào mừng bạn!
