Ai cũng biết rằng giao tiếp là chìa khóa cho các mối quan hệ, cả đời sống cá nhân và trong nghề nghiệp. Giao tiếp bao gồm sự tương tác hai chiều: nói và nghe hay viết và đọc. Chúng ta thường chỉ tập trung làm sao nói cho hay, cho tốt. Mà chưa thực sự dành nhiều thời gian để tìm hiểu cũng như rèn luyện kĩ năng phản hồi trong giao tiếp.
Bởi vì, không phải lúc nào chúng ta cũng đạt được mục tiêu dự định khi giao tiếp. Đó có thể là do hiểu lầm, thông điệp không rõ ràng hoặc các quan điểm khác nhau…. Lúc này, phản hồi tích cực là cách tốt nhất để xây dựng lại cuộc giao tiếp.
Thực tế từ trải nghiệm giao tiếp cũng như đào tạo hàng ngàn học viên trong nhiều năm qua. Tôi nhận thấy rất nhiều bạn còn thiếu kỹ năng phản hồi trong giao tiếp. Tức là họ chưa biết cách phản hồi như thế nào cho phù hợp.
Cho nên, bài viết này là những chia sẻ cụ thể nhất về cách phản hồi sao cho hiệu quả trong giao tiếp mà tôi đúc rút được. Hi vọng nó hữu ích với bạn.
1. Hiểu về phản hồi trong giao tiếp
Phản hồi trong giao tiếp và việc chúng ta trả lời, đáp lại, hay đưa ra những nhận xét, đánh giá về vấn đề mà chúng ta vừa tiếp nhận (nghe được).
Trong khuôn khổ bài viết này, tôi chỉ tập trung đi sâu vào phản hồi trong giao tiếp trực tiếp. Còn về phản hồi qua tin nhắn, email… bạn có thể đọc bài viết Làm chủ giao tiếp trực tuyến: qua email, trò chuyện, cuộc gọi video
Việc phản hồi rất quan trọng trong giao tiếp đối với cả người nói và người nghe.
Đối với người nói:
Khi nhận được những phản hồi tích cực từ người nghe, người nói sẽ tăng sự tự tin về kĩ năng và khả năng giao tiếp của họ. Không những thế, nó còn là nguồn động lực để người nói hăng say, ham mê khi truyền đạt. Và tất nhiên, người nói sẽ hoàn thành tốt những gì họ muốn nói.
Chắc chắn phản hồi tích cực sẽ tạo nên một bầu không khí hỗ trợ và khuyến khích, củng cố niềm tin và mối quan hệ. Điều này dẫn đến các trao đổi giao tiếp cởi mở và mang tính xây dựng hơn.
Đối với người nghe:
Để đưa ra phản hồi tích cực, mang tính xây dựng, người nghe phải tập trung lắng nghe. Đồng thời họ phải sở hữu cả kĩ năng tóm tắt và hiểu vấn đề mà người nói trình bày. Hơn nữa, muốn phản hồi tốt, người nghe còn phải học cách quan sát, phân tích và đưa ra những nhận xét thấu tình đạt lí. Từ đó kiến tạo cuộc giao tiếp hiệu quả.
Phản hồi trong giao tiếp chính là cơ hội tuyệt vời để rèn luyện, mài giũa rất nhiều những kĩ năng trong giao tiếp. Ngoài những kĩ năng trên, còn có khả năng đồng cảm và thấu hiểu, sự kiên nhẫn, lịch thiệp và tôn trọng…
Phản hồi cũng chính là cách giúp cho người nói và người nghe học hỏi lẫn nhau, tiến bộ hơn trong khả năng giao tiếp cũng như những lĩnh vực chuyên môn khác.
2. Cách phản hồi trong giao tiếp
2.1. Lắng nghe tích cực – yếu tố then chốt để phản hồi trong giao tiếp hiệu quả
Như đã trình bày ở trên, phản hồi là trả lời, đáp lại người nói bằng cả ngôn ngữ và phi ngôn ngữ. Vậy làm sao để trả lời hay đáp lại đúng điều mà người nói đề cập? Không bị lạc đề hay hiểu nhầm?
Chỉ có một cách là bạn hãy tập trung lắng nghe, lắng nghe tích cực, nghe để hiểu. Khi thực sự chú tâm vào những gì người khác nói bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được vấn đề. Và tất nhiên, sẽ có những phản hồi xác đáng, có giá trị.
Đừng để bất kì phiền nhiễu nào làm sao nhãng sự chú tâm, tập trung của bạn. Có thể bạn nên rời xa các thiết bị điện tử như điện thoại hay máy tính. Không gian yên tĩnh là một lựa chọn không tồi để lắng nghe hiệu quả.
Để biết cụ thể hơn về cách lắng nghe tích cực, giúp thu thập tối đa thông tin, bạn có thể đọc bài viết: 9 chiến lược để lắng nghe hiệu quả từ chuyên gia
2.2. Sử dụng các tín hiệu phi ngôn ngữ
Trong giao tiếp, không chỉ lời nói mà ngay cả ngôn ngữ cơ thể cũng thể hiện bạn có đang hào hứng với cuộc trò chuyện hay không.
Nếu lời bạn nói ra như vậy, nhưng thái độ, hành vi, cử chỉ, ánh mắt,… khác đi, thì người nghe cũng sẽ hiểu phản hồi theo những tín hiệu phi ngôn ngữ mà bạn thể hiện.
Cho nên, việc chú ý đến các tín hiệu phi ngôn ngữ là rất cần thiết đối với hoạt động phản hồi.
Nếu bạn nghe người khác nói mà ánh mắt lơ đễnh, ngáp… chắc chắn người nói sẽ cụt hứng. Thậm chí, họ có thể có những bối rối hay lo lắng đến phần trình bày có gì đó chưa ổn.
Cách tốt nhất là hãy cố gắng đồng bộ giữa lời nói và các tín hiệu phi ngôn ngữ. Đảm bảo rằng phản hồi phi ngôn ngữ của bạn phù hợp với nội dung phản hồi bằng lời nói. Điều này giúp củng cố sự rõ ràng và chân thành trong thông điệp mà bạn truyền tải.
2.3. Có thể tóm tắt và trình bày lại
Tóm tắt và trình bày ngắn gọn lại những gì người khác nói là kết quả của việc lắng nghe tích cực. Việc bạn có thể tóm tắt và trình bày lại ý chính là cách tốt để nắm bắt được nội dung mà người nói trình bày. Từ đó giúp bạn hiểu những gì người nói truyền đạt. Và chắc chắn, khi đã hiểu tường tận thì bạn sẽ đưa ra được những phản hồi chất lượng.
Không chỉ vậy, khi tóm tắt như thế, bạn có thể xác nhận lại những nội dung nghe được. Điều này giúp hạn chế những hiểu nhầm, hiểu sai ý. Và tất nhiên, lúc đó bạn sẽ được làm rõ và cung cấp thông tin bổ sung, giúp giao tiếp rõ ràng hơn.
Để có thể tóm tắt và hiểu, trình bày các nội dung chính, bắt buộc bạn phải tập trung lắng nghe. Nếu khả năng ghi nhớ chưa tốt, bạn nên ghi nhanh ra giấy ghi chú một số từ khóa hoặc ý chính.
Đồng thời, bạn có thể hỏi lại hay xác nhận với người nói. Bạn có thể nói:
“Tôi hiểu những những gì bạn nói là…. Không biết có đúng chưa?”
“Nếu tôi hiểu không nhầm thì bạn đang nhấn mạnh rằng… Đúng không?”
“Có phải ở mục 3, anh muốn nói rằng…”
2.4. Đồng cảm – yếu tố cần thiết để phản hồi trong giao tiếp
Trong bất kì cuộc giao tiếp nào, sự đồng cảm là rất quan trọng. Bởi nó giúp xây dựng lòng tin, thúc đẩy sự hiểu biết và tạo ra một môi trường hỗ trợ. Đặc biệt, đồng cảm càng cần thiết hơn khi bạn phản hồi đến đối tác giao tiếp của mình. Khi hiểu và phản hồi với sự đồng cảm sẽ nâng cao chất lượng phản hồi. Góp phần xây dựng cuộc trò chuyện tích cực và giàu ý nghĩa.
Để đồng cảm, thực ra không có gì khó. Chỉ cần bạn thật tâm muốn thấu hiểu, chia sẻ, muốn tốt cho người giao tiếp cùng bạn mà thôi.
Hãy lắng nghe, đặt mình vào vị trí của họ, đừng ngắt lời hay đưa ra bất cứ phán xét nào ngay cả trong suy nghĩ. Thêm nữa, bạn cần chú ý để đọc hiểu được những tín hiệu phi ngôn ngữ từ người nói.
Khi người nói kết thúc lượt nói của mình, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ để truyền tải sự đồng cảm bằng một số câu như:
“Tôi có thể hiểu tại sao bạn cảm thấy như vậy”
“Có vẻ như bạn đã có một trải nghiệm đầy thử thách”
2.5. Sử dụng câu hỏi mở hoặc đặt câu hỏi khi chưa hiểu rõ
Khi chưa hiểu rõ nội dung mà người nói trình bày, bạn nên đặt các câu hỏi. Có thể là câu hỏi xác nhận, câu hỏi mở rộng. Cách làm này giúp bạn hiểu trọn vẹn, sâu sắc ý của người nói. Hơn nữa còn giúp bạn tránh những hiểu lầm hoặc lớn hơn là những xung đột trong giao tiếp. Hỏi cũng là cách giúp bạn có những căn cứ cơ sở chắc chắn cho phản hồi của mình.
Tôi đã chia sẽ rất cụ thể về cách đặt câu hỏi trong một bài viết của mình. Bạn có thể đọc nó để biết chi tiết hơn.
2.6. Đợi người khác nói xong mới phản hồi
Điều này có lẽ là hiển nhiên. Nhưng thực tế vẫn có rất nhiều bạn không thể chờ người khác nói xong. Họ vội vàng muốn phản hồi lại ngay. Muốn ngay lập tức tranh luận về một ý nào đó mà người nói trình bày. Đây là một hạn chế cần khắc phục.
Bởi vì đợi người khác nói xong mới phản hồi là cách giao tiếp thể hiện bạn là người lịch sự và chuyên nghiệp.
Cùng với đó, chờ người khác nói xong giúp bạn hiểu được trọn vẹn nội dung người nói truyền đạt. Tránh hiểu sai, hiểu nhầm đáng tiếc.
Hơn nữa, đợi người nói nói xong sẽ cho bạn cơ hội để đưa ra câu trả lời có suy nghĩ. Nó cho phép bạn xử lý thông điệp của họ, xem xét suy nghĩ và phản hồi theo cách phù hợp, mạch lạc và ân cần. Vội vã trả lời mà không hiểu đầy đủ quan điểm của họ có thể dẫn đến phản hồi không đầy đủ hoặc không phù hợp.
Chờ ai đó nói xong trước khi trả lời sẽ xây dựng mối quan hệ và củng cố mối quan hệ. Nó thể hiện sự kiên nhẫn, cân nhắc và sẵn sàng lắng nghe của bạn. Điều này thúc đẩy lòng tin và nâng cao chất lượng của sự tương tác.
2.7. Đưa ra phản hồi rõ ràng, trực tiếp, mang tính xây dựng
Sau khi đã lắng nghe, hiểu nội dung từ người nói, đã đến lúc bạn đưa ra những phản hồi cụ thể. Khi phản hồi, nên nói trực tiếp vào vấn đề mà người nói đưa ra, đừng vòng vo, dài dòng. Hơn nữa, cần sử dụng từ ngữ dễ hiểu, rõ ràng, tránh các biệt ngữ…
Để phản hồi trong giao tiếp được rõ ràng, trực tiếp, mang tính xây dựng, bạn cần:
- Lựa chọn không gian và thời gian phù hợp để phản hồi những vấn đề riêng tư, cá nhân.
- Nên dùng từ “Tôi” để bắt đầu phản hồi thay vì từ “Bạn”
- Hãy đưa ra những đề xuất, phương án, cách giải quyết vấn đề tốt cho nhiều phía nhất có thể.
- Cần nhớ rằng khi phản hồi, hãy tập trung vào hành vi chứ không phải tính cách. Tuyệt đối không công kích cá nhân, không quy vào tính cách của họ.
- Phản hồi nên là một cuộc đối thoại. Do đó khuyến khích người nhận chia sẻ quan điểm, suy nghĩ và mối quan tâm của họ.
2.8. Luôn tôn trọng và lịch sự
Tôn trọng và lịch sự là những nguyên tắc giao tiếp hiển nhiên phải có trong bất kì mối quan hệ nào. Khi bạn thực hiện được 7 lời khuyên ở trên là đã thể hiện được sự tôn trọng và lịch sự. Tôn trọng người khác, tôn trọng chính bạn và mối quan hệ đã và đang xây dựng.
Hãy chú ý đến thái độ và từng từ ngữ mà bạn phản hồi lại người khác. Cân nhắc điều gì nên nói và điều gì không. Tất cả phải tích cực và mang tính xây dựng. Tránh công kích cá nhân.
Bất cứ điều gì bạn không muốn thì đừng bao giờ làm cho người khác.
Kết luận về phản hồi trong giao tiếp
Bạn phản hồi người khác và người khác sẽ phản hồi bạn. Trong giao tiếp là sự qua lại như vậy. Do đó, cách mà bạn phản hồi đến người khác sẽ là cách mà bạn nhận được phản hồi từ họ. Cho nên, hãy chân thành, thật tâm và luôn hết lòng xây dựng cuộc trò chuyện tích cực.
Biết cách phản hồi hiệu quả hay giao tiếp tốt không phải là kĩ năng sinh ra đã có. Mà nó phải trải qua quá trình học hỏi, rèn luyện. Nếu không ngần ngại, bạn hãy đăng kí ngay lớp học MIỄN PHÍ về giao tiếp ứng dụng thực tế của tôi ngay tại đây. Rất hân hoan chào đón bạn.
Nếu bạn muốn trao đổi thêm hay có những câu hỏi nào khác, có thể để lại bình luận ở dưới. Tôi và cộng sự sẽ trả lời bạn trong thời gian sớm nhất.
